Tietosuoja

Iitin kunnan verkkopalvelussa kerätään käyttäjätietoja, jotta voisimme parantaa sivujemme palveluja. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden tai muiden tekniikoiden avulla, eikä sivustomme voi tietää esimerkiksi käyttäjän sähköpostiosoitetta, ellei käyttäjä itse ole sitä antanut. Sähköpostiosoitetta kysytään yhteydenottolomakkeessa, mikäli käyttäjä haluaa vastauksen yhteydenottoonsa. Yhteydenottolomakkeessa antamasi tietoja käytetään vain vastaamiseen. Iitin kunta ei luovuta mitään käyttäjästä kerättyjä tietoja eteenpäin.

Sivustollamme (www.iitti.fi) käytetään yleisesti evästeitä palvelun käytön helpottamiseksi. Evästeistä ilmoitamme ponnahdusikkunalla käyttäjän sivustolle saapuessa. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden käyttöä voit hallinnoida käyttämäsi verkkoselaimen (esim. Microsoft Edge, Google Chrome tai Mozilla Firefox) selainasetuksista. Evästeiden käyttö voidaan kieltää halutessasi kokonaan, mutta tämän seurauksena verkkosivut eivät välttämättä toimi täysin oikein, emmekä kykene tarjoamaan sinulle parasta mahdollista käyttökokemusta.

Osa Iitti.fi-verkkopalvelun sisällöistä voi olla rakennettu adaptiiviseksi eli sisältöjen tarjonta voi muuttua esimerkiksi mobiililaitteen paikkatiedon mukaisesti.

On täysin käyttäjän itse valittavissa haluaako hän antaa sijaintitietonsa verkkopalvelun hyödynnettäväksi. Mikään tieto ei jää saavuttamatta, vaikka tietoa ei annettaisi verkkopalvelun käyttöön.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Hallinto: Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi ja Henni-Leena Jaakkola, hallintosihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0401946048, henni-leena.jaakkola(at)iitti.fi.

Koulutus ja opetus: Teija Kolehmainen, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405037341,
teija.kolehmainen(at)iitti.fi.

Hyvinvointi: Tanja Pesonen, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0403594736, tanja.pesonen(at)iitti.fi

Tekniset palvelut: Marja Karhu, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833778, marja.karhu(at)iitti.fi

Rakennusvalvonta: Sari Hatara, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0406586119, sari.hatara(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Varmistaa asianmukainen ja ajantasainen asiankäsittely sekä mahdollistaa käsiteltäviin asioihin liittyvien asiakirjojen löydettävyys ja käytettävyys. Viranomaisten tulee ylläpitää rekisteriä käsitellyistä ja käsiteltävänä olevista hallintoasioista.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen yksilöintitiedot sekä muut asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot. Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat asian luonteesta.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, kunnan käsittelyssä oleviin ja käsittelyssä olleisiin asioihin voi liittyä erityisiä henkilötietoja riippuen käsiteltävästä asiasta.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolaki (831/1994).

Rekisterin tietolähteet:

Asiasta riippuen tiedot saadaan asiaan liittyviltä asianosaisilta sekä toisilta viranomaisilta.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Dynasty asianhallintajärjetelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, mutta vanhoihin asioihin liittyviä asiakirjoja voi olla myös analogisessa muodossa. Pöytäkirjat ovat analogisessa muodossa allekirjoitusten takia.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä. Järjestelmän toimittaa Innofactor Oy, joka tarjoaa myös teknisen tuen.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Asianhallintajärjestelmässä asioiden ja asiakirjojen näkyvyyttä rajataan käyttöoikeuksilla. Salassa pidettävien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käyttöoikeudet on rajattu asiaa käsitteleville henkilöille.

Järjestelmän käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Kunnan toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia ja aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä. Lisätietoja asiakirjajulkisuudesta saa asiakirjajulkisuuskuvauksesta.

Toimielinten kuten pöytäkirjat julkaistaan kunnan verkkosivuilla sekä viranhaltijapäätökset julkaistaan kunnan verkkosivuilla kuntalain mukaisesti.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Osa säilytysajoista on lakisääteisiä. Määräajan säilytettävien aineistojen säilytysaika määräytyy tiedonhallintalaissa säädettyjen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä määrää Kansallisarkisto.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Henni-Leena Jaakkola, hallintosihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh 0401946048, henni-leena.jaakkola(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Tietojen kerääminen Iitin kunnan luottamushenkilöiden jäsenyydestä eri luottamustoimissa (kunnan omat toimielimet sekä kunnan toimintaan liittyvät muut, ulkopuoliset jäsenyydet, varajäsenyydet sekä kunnan edustajana ja varaedustajana toimiminen yhteisöissä). Tietoja tarvitaan mm. kunniamerkkien hakemiseen luottamushenkilöille, luottamushenkilötodistuksissa, toimielinten kokousten järjestämisessä.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Luottamushenkilön tiedot: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero kunnan sisäiseen käyttöön, ammatti ja suostumus valokuvan julkaisemiseen kunnan verkkosivuilla vaalikauden ajaksi.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, mahdolliset ruoka-aineallergiatietoja ja erityisruokavalioita kokoustarjoilujen järjestämistä varten.

Luottamushenkilöiden osalta poliittista vakaumusta ei katsota erityiseksi henkilötiedoksi, sillä he ovat julkistaneet tiedon lähtemällä ehdolle vaaleihin.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; Kuntalaki (410/2015).

Yleinen etu; valtuuston kokousten nettilähetyksen osalta.

Suostumus; valokuvan julkaisun osalta.

Rekisterin tietolähteet:

Luottamushenkilöt

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Dynasty asianhallintajärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

On. Palkkioiden osalta Sarastia Oy.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos ainaistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Sarastia Oy:lle toimitetaan palkkioiden maksua varten tarvittavat tiedot.

Valtiovarainministeriö, Etelä-Suomen AVI (kunniamerkkiesitykset).

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Henni-Leena Jaakkola, hallintosihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh 0401946048, henni-leena.jaakkola(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Sidonnaisuusvelvollisten tiedot: Nimi, valtion, kunnan ja muiden julkisyhteisöjen virat, palkattu toimii yksityisessä yrityksessä tai yhteisössä, ammatin ja elinkeinon harjoittaminen, hallintotehtävät (Oy, Ky, osuuskunta, säätiö), hallintotehtävät pankeissa ja muissa rahalaitoksissa, hallintotehtävät järjestöissä ja seuroissa, etujärjestöjen luottamustehtävät, kunnalliset ja kirkolliset luottamustehtävät

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; Kuntalaki 84 §, Sidonnaisuuksista ilmoittaminen.

Rekisterin tietolähteet:

Sidonnaisuusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Dynasty asianhallintajärjestelmä, Webropol kyselyjärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tietoja pidetään nähtävänä osoitteessa www.iitti.fi.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä Kansallisarkiston päätöksen (AL/10361/07.01.01.03.01/2017) mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kunna päätearkistossa säilytetään arkistolain (831/1994) mukaisesti kunnan tehtävissä ja toiminnoissa muodostuneet pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat tutkimuksen ja yhteiskunnan tiedontarpeen, kulttuuriperinnöllisen arvon sekä oikeudellisen todistusvoiman tarpeisiin.

Kotiseutuarkistossa säilytetään järjestöjen, pienten liikelaitosten sekä yksityishenkilöiden arkistoja.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Päätearkisto: Kuntalaiset, kunnan toteuttamien palveluiden ja tehtävien asiakkaat, Iitin kunnan ja sen alaisten liikelaitosten työntekijät, luottamushenkilöt ynnä muut vastaavat:  Kunnan hoitamien tehtävien ja palveluiden tuottamiseksi tarvitsemat henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, henkilötunnus.

Kotiseutuarkisto: Yhdistysten tai sukujen jäsenet, yksityishenkilöt, yritysten työntekijät ja muut vastaavat: Arkistonmuodostajien hoitamien tehtävien ja toimintojen tarvitsemat henkilötiedot esim.: Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, arkistossa säilytettävät asiakirjat voivat sisältää erityisiä henkilötietoja riippuen siitä, missä tehtävissä asiakirjat ovat muodostuneet.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; Arkistolaki (831/1994), Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Hallintolaki (434/2003).

Yleinen etu; yleisen edun mukainen arkistointi.

Sopimus; kotiseutuarkistosta tehdään arkistonluovutussopimus aineiston luovuttavan tahon kanssa.

Rekisterin tietolähteet:

Päätearkisto: Kuntalaiset, kunnan toteuttamien palveluiden ja tehtävien asiakkaat, Iitin kunnan ja sen alaisten liikelaitosten työntekijät, luottamushenkilöt ynnä muut vastaavat viranomaisen tehtävien hoitamisen ja asiankäsittelyn yhteydessä.
Kotiseutuarkisto: Yhdistysten tai sukujen jäsenet, yksityishenkilöt, yritysten työntekijät ja muut vastaavat.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Sähköinen aineisto: Dynasty asianhallintajärjestelmä sekä arkistointivaihe Dynasty Arkisto järjestelmässä.

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Vuodesta 2023 pääasiassa sähköisessä muodossa. Ennen vuotta 2023 pysyvästi säilytettävä aineisto on arkistoitu myös analogisesti.

Toimielimien pöytäkirjat on arkistoitu analogisesti allekirjoitusten takia (todistusvoimaisuus).

Kotiseutuarkistossa on vain analogista aineistoa

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä sähköisen arkiston osalta. Järjestelmän toimittaa Innofactor Oy, joka tarjoaa myös teknisen tuen.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Analogiset aineistot säilytetään lukitussa päätearkistotilassa, johon pääsy on rajattu vain tietyille henkilöille.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Kunnan toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia ja aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä. Lisätietoja asiakirjajulkisuudesta saa asiakirjajulkisuuskuvauksesta.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi. Kansallisarkisto määrä arkistoitavista (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista. Päätearkistoon sisältyy myös joitain määräajan säilytettäviä aineistoja, joissa säilytysaika on pitkä.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Henni-Leena Jaakkola, hallintosihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0401946048 henni-leena.jaakkola(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisterin henkilötietojen tarkoituksena on vaalitoimitsijoiden, vaalityöntekijöiden, vaalitoimikunnassa tai -lautakunnassa toimivien luottamushenkilöiden henkilötietojen ylläpito keskusvaalilautakunnan alaisten vaalien toteuttamista varten sekä kuntavaaleissa ehdokkaana olevien henkilöiden tietojen ylläpito ehdokasasettelua varten.

Rekisterissä käsitellään myös koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien henkilöiden henkilötietoja äänestystoimituksen toteuttamiseksi.

Vaaliluetteloiden osalta äänestäjän äänioikeuden tarkistaminen ja äänioikeuden käytön merkitseminen oman äänestysalueen äänestyspaikalla

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kuntavaaliehdokas: nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, ammatti, puolue, kotikunta.

Kotiäänestykseen osallistuvat: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi, henkilötunnus, puhelinnumero sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi, osoite ja puhelinnumero sekä tieto omaishoitosopimuksen voimassaoloajasta, jos myös omaishoitaja haluaa äänestää kotiäänestyksessä.

Vaalitoimitsijat ja -työntekijät: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokorttitiedot, pankkiyhteystiedot.

Vaalilautakunnan jäsen: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokorttitiedot, pankkiyhteystiedot, puolue, ammatti.

Vaalitoimikunnan jäsen: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokorttitiedot, pankkiyhteystiedot, puolue, ammatti.

Vaaliluettelo: Vaalipiirin äänioikeuden haltijat: Äänestäjän täydellinen nimi, henkilötunnus, sukupuoli ja mahdollinen turvakielto, äänioikeuden käyttäminen kyllä/ei.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä. Puolue-tieto kysytään vaalilain mukaisesti.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä: Vaalilaki (714/1998), Työsopimuslaki (55/2001)

Sopimus: Työsopimus

Rekisterin tietolähteet:

Oikeusministeriön vaalitietojärjestelmästä äänestäjiä koskevat tiedot.

Kuntavaaliehdokkaan tiedot ehdokkaalta itseltään ja puolueelta.

Koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien henkilötiedot ilmoittautuneelta tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä.

Vaalitoimitsijan ja -työntekijän tiedot henkilöltä itseltään.

Vaalilautakunnan ja -toimikunnan jäsenen tiedot henkilöltä itseltään ja puolueelta.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Oikeusministeriön vaalitietojärjestelmä, Dynasty asianhallintajärjestelmä, Microsoft Office 365-ohjelmat. Populus henkilöstöhallinnan järjestelmä työsopimusten ja palkanlaskennan osalta.

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, Vaaliluettelot, ennakkoon äänestäneet ja ilmoittautumiset kotiäänestykseen ovat osittain analogisessa muodossa.

Kuntavaalien ehdokasasettelu asiakirjat ovat analogisessa muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä. Palkanlaskennan, palkkioiden ja kulukorvausten osalta käsittelystä osan hoitaa Sarastia Oy.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Vaalitietojärjestelmän käyttäminen edellyttää käyttöoikeuden myöntämistä. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Oikeusministeriö huolehtii vaalitietojärjestelmän ohjeistuksesta ja tietojen teknisestä suojauksesta.

Analogiset asiakirjat säilytetään lukitussa arkistotilassa ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla vaalitoimitsijoilla, vaalityöntekijöillä, vaalilautakunnan ja vaalitoimikunnan jäsenillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Tiedot luovutetaan vaalien eri vaiheista vastaaville vaalien järjestämistä varten. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei muuten sovittu tai laissa niin säädetty

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Pysyvästi säilytetään paperiset vaaliluettelot, ennakkoon äänestäneiden luettelo ja keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat liitteineen Kansallisarkiston päätöksen ja Oikeusministeriön määräysten mukaisesti.

Oikeusministeriö vastaa vaalitietojärjestelmässä olevien äänestäjien tietojen säilyttämisestä ja säilytysajoista.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Tällä sivulla annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämä informaatio henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja perusteista sekä niistä oikeuksista, joita henkilöllä on, jos hänen henkilötietojaan julkaistaan yleiseen tietoverkkoon www.iitti.fi-verkkopalvelussa.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Jenna Ahola, markkinointi- ja tiedotussihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833995, jenna.ahola(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

www.iitti.fi-sivusto on Iitin kunnan omistama verkkopalvelukokonaisuus.

Kuntalaki edellyttää, että kunta tiedottaa toiminnastaan: Asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille, ja muille yhteisöille.

Kunnan on annettava myös riittävästi tietoja: Kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista sekä siitä, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa.

Tiedottaminen saattaa edellyttää joissain tapauksissa myös henkilötietojen julkaisemista verkossa.

Verkkopalvelun sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmään tallennettu tieto:

Jotta osallistuminen, vaikuttaminen ja lisätietojen saanti kunnan palveluista on mahdollista, on yleisen edun mukaista julkaista verkkosivuilla näitä asioita hoitavien henkilöiden yhteystietoja. Tällaisia tietoja ovat nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet sekä joskus myös valokuva. Tiedot tallennetaan verkkopalvelun ylläpito- ja hallintajärjestelmään käsin. Tiedot poistetaan, kun tiedon julkaisemiselle ei ole enää tarvetta.

Henkilötietojen käsittelyperuste

Yleinen etu (Tietosuojalaki 1050/2018).

Suostumus: Esim. valokuvan julkaisemiseen (Tietosuoja- asetus 6 ja 7 artikla).

Journalistinen peruste (Tietosuojalaki 1050/2018 § 27).

Muista järjestelmistä lähtöisin olevat tiedot, jotka esitetään verkkosivuilla

Pöytäkirjat, kunnan ilmoitukset, päätösten tiedoksiannot sekä eräiden luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset on julkaistava yleisessä tietoverkossa kuntalain mukaan. Nämä asiakirjat saattavat sisältää henkilötietoja. Henkilötiedot poistetaan, kun tiedottamistarve päättyy. Iitin kunta huolehtii, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Iitin kunnan asianhallintajärjestelmästä käsin esitetään www.iitti.fi-verkkopalvelussa: Esityslistat ja pöytäkirjat, luottamuselinten kokoonpanot sekä luottamushenkilöiden julkiset tiedot, viranhaltijapäätökset, kuulutukset, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset.

Sivuston kautta esitetään myös suoria verkkolähetyksiä, kuten kunnanvaltuuston kokoukset. Lähetykset ovat katsottavissa verkossa 2 viikon ajan. Tietosuojalaki (1050/2018) 4 §.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Kunta käyttää sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmänä kolmannen osapuolen tarjoamaa WordPress järjestelmää. Palveluntarjoajan henkilöstö käsittelee työtehtävien yhteydessä alustalle tallennettua tietoa kunnan ja järjestelmätoimittajan välisen sopimuksen perusteella.

Tiedot tallennetaan Euroopan unionin alueella sijaitsevaan pilvipalveluun.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Tietovarannon tiedot julkaistaan yleisessä tietoverkossa. Tietoja ei luovuteta muuhun tarkoitukseen.

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Evästeet
Iitin kunta seuraa sivuston käyttöastetta. Anonyymi tieto sivustolla vierailusta tallentuu järjestelmään, mikäli sivustolla vieraileva käyttäjä on antanut tähän suostumuksensa (ns. evästesuostumus). Näitä tietoja ei koskaan käytetä muuhun tarkoitukseen. Mikäli käyttäjä ei anna suostumusta tai ei vastaa mitään evästekyselyyn, ei tietoa vierailusta rekisteröidä. Tietoja käsitellään EU:n alueella.

Sivustolla on myös kolmannen osapuolen asettamia evästeitä, kuten sosiaalisen median evästeet. Mikäli käyttäjä ei anna lupaa markkinointievästeille, ei sosiaalisen median sisältö ole katsottavissa sivuston kautta. Vastaava tieto on saatavana muussa muodossa iitti.fi-verkkopalvelun kautta. Suostumus ei ole pakollinen.

Evästeasetukset voi tarkistaa sivuston alatunnisteen (footer) kautta.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Tanja Tuomi, työllisyyskoordinaattori, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, p. 0407014227, tanja.tuomi(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kelan työmarkkinatukilistalla olevien työllisyyden edistäminen.

Kesätyösetelit: Nuorten kesätyöllistymisen mahdollistaminen yrityksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Asiakkaat: Nimi, henkilötunnus, ja osoite sekä asiakkaan tilanne ja jatkosuunnitelma haastattelun perusteella.

Kesätyösetelit: 15-16-vuotiaat kouluikäiset iittiläiset nuoret: Nimi, henkilötunnus, osoite.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen peruste: Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023)

Kesätyösetelit:

Yleinen etu. Nuorten työllistämisen edistäminen vaatii henkilötietojen käsittelyä, jotta kesätyön saaminen nuorille on mahdollista.

Sopimus. Käsitellään työllistettävien nuorten henkilötietoja sekä työllistävän yrityksen tietoja.

Rekisterin tietolähteet:

Kansaneläkelaitos

Kesätyösetelit: Yritysten toimittamat kesätyösetelihakemukset sekä tilityslomakkeet. Kunnan opetustoimi toimittaa mahdollisten kesätyösetelien hakijoiden tiedot.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Word-tekstinkäsittelyjärjestelmä

Kesätyösetelit: Ei

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköinen

Kesätyösetelit: Analogisessa muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Analoginen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Palkanmaksua varten helkilöhallinnolle, sekä asiakkaan luvalla TE-hallinntoon tarvittavien tietojen vaihtoon.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Jenna Ahola, markkinointi- ja tiedotussihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833995, jenna.ahola(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Erilaisten asiakaskyselyjen ja ilmoittautumisten toteuttaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kyselyyn tai ilmoittautumiseen vastanneet: Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja muut kyselykohtaiset tiedot

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu: Esim. kuntalaiskyselyt kunnan toiminnan kehittämiseen.

Rekisterin tietolähteet:

Kyselyihin vastaajat tai ilmoittautuneet.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Webropol kyselyjärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Emma Lehto, kehittämisasiantuntija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0406173814, emma.lehto(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0206159600 (vaihde), anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Sähköisen ilmoituskanavan (Whistleblowing-kanavan) tai muulla tavalla saatujen väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Ilmoittajat: Ilmoittajan nimi, yhteystiedot, työtehtävä ja esihenklö (mikäli ilmoittaja on ne antanut), ilmoituksen kohdetta/kohteita koskevat yksilöintitiedot (siinä laajuudessa kuin ne on annettu), ilmoituksesta esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä/-henkilöistä ja tämän lain- tai eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta, asian sisäisessä tutkinnassa saadut tiedot ilmoituksen kohdehenkilön menettelyyn ja sen lainmukaisuuden/toimintaperiaatteiden mukaisuuden arviointiin liittyen.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvoite: Tietosuoja-asetus 6.1.artikla c kohta, ilmoittajansuojeludirektiivi (EU) 2019/1937, Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022).

Rekisterin tietolähteet:

Ilmoituksen tekijä, mahdollisesti organisaation muut työntekijät.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Webropol Whistleblower ilmoitusjärjestelmä –  ilmoitusten käsittely
Dynasty asianhallintajärjestelmä (mahdollinen raportointi vuositasolla)

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö tai henkilöt, viranomainen (poliisi, rikosepäilyissä).

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Antti Pitkämäki, ATK-asiantuntija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0407505326, antti.pitkamaki(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kunnan omistamien puhelinliittymien ja numeroiden hallinta ja puheluiden välittäminen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kunnan palveluksessa olevien tai muuten kunnan puhelinvaihteen alaisuudessa olevat henkilöt: Henkilön nimi, tehtävä, toimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja esimies.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu: Kunnan työntekijöiden tavoitettavuus.

Rekisterin tietolähteet:

Populus henkilöstöhallinnon järjestelmä, esimiehet ja pääkäyttäjät.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Telia Viestintäpalvelu VIP

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Kunnan henkilöstö, kuntalaiset, muut: Kuntalaisten puheluiden välittäminen henkilöstölle tai työntekijöiden tietojen antaminen vaihteeseen soittaneille asioiden hoitamiseksi.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Väestötietojärjestelmä

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Antti Pitkämäki, ATK-asiantuntija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0407505326, antti.pitkamaki(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

ICT-palveluiden toteuttaminen ja palvelupyyntöjen käsittely, tietohallinnon järjestäminen sekä tietoturvallisuuden hallinta. Toimintaan sisältyy ICT käyttäjä- ja laitepalvelut, tietojärjestelmien ylläpito ja käyttövaltuushallinta, tietoliikenne ja teleoperaattoripalvelut sekä kopiointi- ja tulostuspalvelut.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Henkilöstö, luottamushenkilöt, yhteistyökumppanit: Nimi, yhteystiedot, ryhmä, toimiala, käyttäjätunnus, salasana, kryptattu henkilötunnus, tilin ominaisuustietoja, IP-osoite, lokaatio, lokitiedot.

Opetustoimi: Nimi, yhteystiedot, opetusryhmä, käyttäjätunnus, salattu salasana, salattu ainutkertainen tunniste, koulu, luokka, oppilaitostunnus, henkilön roolitietoja (henkilökunta/opiskelija, IP-osoite, lokaatio, lokitiedot.

Rekisteriin sisältyy myös kunnan sidosryhmien kuten palveluntarjoajien sekä muiden yhteistyökumppaneiden ja heidän edustajien henkilötietoja.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvollisuus: Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).

Suostumus: Työsopimus

Rekisterin tietolähteet:

Henkilötöhallinto ja esimiehet, kouluhallintojärjestelmä

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Entra ID, Microsoft AD

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Lokitietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille, esimerkiksi poliisille, tietosuojavaltuutetulle tai Kyberturvallisuuskeskukselle tietoturvapoikkeamien ja rikosten selvittelyä varten. Tietyissä tapauksissa palveluntuottajilla on pääsy lokitietoon.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Kyllä: Microsoft asiakassopimus (tuki- ja kehityspalvelut)

Microsoft alihankkijat

Siirtoperuste: EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sekä komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet.

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 21.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Antti Pitkämäki, ATK-asiantuntija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0407505326, antti.pitkamaki(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Välittää ja tallentaa henkilöstön toiminnoissaan ja työssään tarvitsemia sähköisessä muodossa olevia viestejä ja asiakirjoja (sähköposti, Sharepoint, OneDrive, Teams ja toimisto-ohjelmat).

Käsiteltävät henkilötiedot:

Työntekijät, luottamushenkilöt, sidosryhmät: Nimi, yhteystiedot, ryhmä, käyttäjätunnus, salasana, tilin ominaisuustietoja.

Oppilaat: Nimi, käyttäjätunnus, salattu salasana, sähköpistoosoita, salattu ainutkertainen tunniste, opetusryhmät, kouu, luokka, oppilaitostunnus, roolitieto opettaja/oppilas.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteisen velvoite: Lakijulkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019.

 Rekisterin tietolähteet:

Microsoftin AD/Azure AD käyttäjähallinta ja käyttöoikeudet, jonne tiedot tulevat Primus -oppilasrekisteristä, Populus-henkilöjärjestelmästä tai ulkopuolisten käyttäjien itsensä ilmoittamina.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Microsoft Office 365 sähköisen työskentely-ympäristö

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Kyllä: Microsoft asiakassopimus (tuki- ja kehityspalvelut)

Microsoft alihankkijat

Siirtoperuste: EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sekä komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet.

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 21.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Hanna Herranen, henkilöstösihteeri, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh, 0404833746, hanna.herranen(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilöstön henkilö- ja työsuhdetietojen ajantasainen hallinta palvelussuhteen aikana palvelussuhteen ylläpitoa ja kehittämistä varten sekä päättyneiden palvelussuhteiden dokumentaation hallinta sekä muun asiakassuhteen hoitaminen kunnan luottamustoimessa olevien henkilöiden osalta.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kunnan työntekijät ja luottamushenkilöt: Henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, osoitteet (ml. postiosoite), loma- ja poissaolotiedot, koulutukset, ammattiyhdistystiedot, pankkiyhteystiedot, henkilöstöpäätökset ja palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, ammattiliiton jäsenyys jäsenmaksun perimistä varten ja terveyttä koskevia tietoja sairausajan palkanmaksua varten.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä: Työsopimuslaki (55/2001), Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003), Työaikalaki (872/2019), Vuosilomalaki 162/2005), Työturvallisuuslaki (738/2002).

Sopimus: Kunnallisen alan virka- ja työehtosopimukset

Rekisterin tietolähteet:

Työntekijät, esimiehet, luottamushenkilöt, Verohallinto

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Populus, palkka- ja henkilöstöhallinnon kokonaisjärjestelmä, IntimePlus taloushallinnon järjestelmä palkan ja luottamushenkilöiden palkkioiden maksatus

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä. Henkilöstöhallinnon käsittelystä osan hoitaa Sarastia Oy.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Tiedot luovutetaan Tulorekisteriin, josta tietoja välittyy mm. verohallinnolle ja eläkelaitokselle.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Eläkkeen määräytymiseen vaikuttavia tietoja säilytetään 50 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jona kyseiset suoritukset ovat tapahtuneet tai 75 vuotta palkansaajan syntymästä (Kunnallisten viranhaltijain ja työntekijäin eläkelaki 202/1964, ao. erityislainsäädäntö esim. KansaneläkeL 347/1956 (43-44§)).

Rekisteröidyn oikeudet:
Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa
Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Hanna Herranen, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833995, hanna.herranen(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilöstön kulunvalvonta ja työajan seuranta Iitin kunnan toimipaikkojen kiinteistöissä (niissä, joihin se on asennettu).

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kunnan työntekijät: Henkilötiedot ja tiedot työsuhteesta, työntekijän poissaolot, työtuntien tiedot (tunnit, määrä, eurot, valmiustila, ylityötilaus), saldotiedot (työaikasaldo, esim. ylityöt, matka-aika, jne., joustoaikasaldo, lomasaldo), vuorojen suunnittelutiedot, palkka tapahtumat (tunnit, määrä).

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, mahdolliset sairauspoissaololeimaukset.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä: Työaikalaki (605/1996) 37 §

Sopimus: Työsopimus

Rekisterin tietolähteet:

Toimipaikkojen kiinteistöissä sijaitsevat työajanseurantapäätteet, ulko-ovien sekä kerroksiin johtavien ovien sekä väliovien sähkölukot.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Visma Tiima työajanhallinta

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä. Käsittelystä vastaa Visma Aquila Oy.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Henkilötietojen käsittelysopimuksessa erikseen määritellyt periaatteet.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Esimiehet: Työntekijöiden työajan seuranta

Turvapalvelu/poliisi: Rikos- tai ilkivaltaepäily tapauksissa

Visma Aquila Oy:n alihankkijat: kehitys-, tuki-, tai muiden vastaavien palveluiden tuottamiseen

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Tietoja käsitellään niin kauan koun palvelusopimus on voimassa ja soveltuu henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröidyn oikeudet:
Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:
Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:
Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:
Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Hanna Herranen, henkilöstösihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh 0404 833 746, hanna.herranen(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kuntaorganisaation henkilöstön rekrytointi

Käsiteltävät henkilötiedot:

Työpaikkaa hakeneen tiedot: Nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, kielitaito, tilanne työelämässä, tutkinnot, koulutus, työkokemus, vapaamuotoiset kuvaukset työnhakijasta ja osaamisesta, liitetietoina tutkintotodistuskopioita.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä ja ei. Joissain (harvoissa) virkojen hakuilmoituksissa voidaan kysyä hakijan luottamustehtäviä, jos niillä on vaikutusta viran hoitoon.

Hakijat voivat kertoa itsestään vapaasti ja kuvaukset saattavat sisältää erityisiä henkilötietoja. Nämä kuvaukset ovat kuitenkin vapaaehtoisia ja hakijasta riippuvaisia.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; Kuntalaki (410/2015), Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998), Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 304/2003), työsopimuslaki (55/2001).

Rekisterin tietolähteet:

Kyntarekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

FCG Finnish Consulting Group Oy:n tuottama Kuntarekry.fi palvelu.

Dynasty-asianhallintajärjestelmään tallennetaan valitun hakemus ja mahdolliset yhteenvedot hakijoista.

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Tiedot ovat pääasiassa sähköisessä muodossa. Yksittäisiä työpaikkahakemuksia tai tutkintotodistuskopioita voi olla analogisena.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 13.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Effica: Salme Saari, varhaiskasvatuspäällikkö, Rautatienkatu 22 47400 Kausala, puh. 040 5500257, salme.saari(at)iitti.fi
Wilma: Heidi Liljeqvist, varhaiskasvatuksen varaesihenkilö Hiihtäjänkaari 2 47400 Kausala heidi.liljeqvist(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja hoitoaikasovellus huoltajille: Palvelu- ja asiakasmaksupäätökset, esiopetuksen palvelupäätökset, perhepäivähoidon palvelussuhteet ja työvuorosuunnittelu, perhepäivähoidon palkka-aineiston valmistelu, päiväkirjojen tallennus laskutuksen perustaksi, täyttö-ja käyttöasteen seuranta ja tilastointi sekä tiedotus ja viestintä huoltajille.

Yksityiset perhepäivähoitajat: Yksityisten perhepäivähoitajien tietojen kerääminen varhaiskasvatuslain velvoittamaan valvontaa varten sekä päätökset yksityisen hoidon kuntalisästä.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Lapset, lapsen vanhempi/huoltaja, varhaiskasvatuksen henkilöstö: Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot, asiakkaan henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, perhekokoonpano, palvelun tarve, hakemustiedot, palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto, hoitopaikkatiedot, hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot, asiakasmaksuihin liittyvät tiedot, toimintayksikkötiedot.

Yksityiset perhepäivähoitajat: Yksityisen perhepäivähoidon palveluntuottajat, yksityisen hoidon tuen hakijat : Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, lapsen erityistarpeet, hakijan ammatti ja lapsen hoitoaika.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä. Lapsen terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka henkilöstön on välttämätöntä tietää lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, varhaiskasvatuksen toteuttamiseksi sekä tuen arvioimiseksi. Allergiat ja erityisruokavaliot ruokailun järjestämistä varten.

Lapsen äidinkieli kysytään suomi toisena kielenä -opetuksen sekä muun kielellisen ja kulttuurisen pedagogisen tuen järjestämistä varten.

Huoltajat voivat halutessaan kertoa perheen uskontoon tai vakaumukseen liittyviä tapoja tai muuta mitä perhe toivoo huomioitavan varhaiskasvatuksessa.

Yksityiset perhepäivähoitajat: Lapsen erityistarpeet.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä: Varhaiskasvatuslaki (540/2018), Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018), Laki ja asetus lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996), Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki (1503/2016), Esiopetuksen osalta Perusopetuslaki 628/1998) ja- asetus (852/1998).

Yksityiset perhepäivähoitajat: Perusopetuslaki (628/1998), Varhaiskasvatuslaki (540/2018), Asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018), Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996), Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus varhaiskasvatuksen yksityisen palveluntuottajan lupa- ja ilmoitusmenettelyyn kuuluvista liitteistä annetun opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksen muuttamisesta (97/2024).

Rekisterin tietolähteet:

Väestörekisteri: Osoite- ja perhetiedot.

Lasten huoltajilta lasta koskevat tiedot ja perheen tulotiedot. Tulotiedot tulorekisteristä huoltajien suostumuksella. Kansaneläkelaitos mahdollisissa etuusasioissa.

Yksityiset perhepäivähoitajat ja yksityisen hoidon tuen hakijat.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Effica Varhaiskasvatusjärjestelmä

Wilma järjestelmä – tiedottaminen huoltajille

Dynasty asianhallintajärjestelmä – yksityisen hoidon tukipäätökset

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä. Visma Aquila Oy (Effica ja Wilma)

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Lapsista, huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä luovutetaan tiedot varhaiskasvatuslain mukaisesti Opetushallituksen ylläpitämään varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan.

Taloushallinnolle toimitetaan sähköisesti kuukausittainen laskutusaineisto asiakasmaksujen perimistä varten.

Esioppilaista siirretään opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot perusopetukseen.

Perheen muuttaessa toiselle paikkakunnalle tai siirtyessä yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkaaksi, voidaan tiedot siirtää uuden palveluntarjoajan rekisteriin.

Lastenneuvolan kanssa voidaan jakaa tietoja huoltajien suostumuksella.

Muilla viranomaisilla, kuten esim. lastensuojelulla, oppilashuollon tai opetuksen järjestäjällä, voi olla laissa säädetty oikeus tiedon saamiseen perustelluista syistä.

Yksityiset perhepäivähoitajat: Kansaneläkelaitos (hyväksytyt palveluntuottajat), Etelä-Suomen Aluehallintvirasto (valvonta)

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Varhaiskasvatuksen tietojen säilytysajat ovat pääasiassa varhaiskasvatusaika + 10 vuotta. Säilytysaika perustuu Kuntaliiton suositukseen. Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat arkistoidaan pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 6.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Kunnat ja kuntayhtymät sekä Opetushallitus toimivat varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardassa yhteisrekisterinpitäjinä.

Yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja tehtävät on jaettu niin, että kuntien ja kuntayhtymien vastuulla on rekisteröityjen informoiminen Vardaan tallennettavien tietojen osalta.
1. Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki, käyntiosoite: Hakaniemenranta 6, puh. 0295331000, kirjaamo(at)oph.fi
2. Iitin kunta/varhaiskasvatus, PL 32, 47401 Kausala, käyntiosoite: Rautatienkatu 20, puh. 0206159600, kirjaamo(at)iitti.fi

Yhteyshenkilö:

Opetushallituksen edustaja: Kukka-Maaria Berg, projektipäällikkö, tietohallinto, Opetushalitus
Iitin kunnan edustaja: Salme Saari, varhaiskasvatuksen palvelupäällikkö, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405500257, salme.saari(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Opetushallitus: Jyri Tuohela, PL 380, 00531 Helsinki, käyntiosoite: Hakaniemenranta 6, puh. 0295331000, tietosuoja(at)oph.fi.
Iitin kunta: Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona.
1) mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitettysähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi;
2) turvata laissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa;
3) edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa. Viranomaiset voivat käyttää lakisääteisten tehtäviensä
hoitamiseksi tarpeellisia Vardaan tallennettuja tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta
Vardaan yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:
– nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava
yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja
tarpeelliset yhteystiedot.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja
siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat henkilötiedot: Nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot; toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa;

• 17 §:ssä tarkoitetun hakemuksen toimittamispäivämäärä;
• 18 §:ssä tarkoitetun päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja
  päättymispäivämäärä;
• varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot;
• tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona;
• varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.
• Muista mahdollisista lähteistä kerätyt Vardaan tallennettavat henkilötiedot: –
  Henkilötunnuksen käsittelylle on laissa säädetty peruste.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvoite: Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Rekisterin tietolähteet:

Kunta, kuntayhtymät ja yksityiset palvelun tuottajat, Väestörekisterikeskus

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (”Varda”)

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

On. Opetushallitus

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Kansaneläkelaitos, tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten, viranomaisten on viranomaisten toiminnan julkisuudesta
annetun lain (21.5.1999/621) mukaan annettava tieto julkisesta asiakirjasta pyytäjälle, vaikka asiakirja sisältäisi henkilötietoja, Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Lasta koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12 oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi. Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 6.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

1. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (myöhemmin Karvi)
2. Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja (myöhemmin
varhaiskasvatustoimija)
Laadunarviointijärjestelmän yhteisrekisterinpitäjinä toimivat järjestelmällä toteutettavissa itsearvioinneissa Karvi sekä arvioinnin toteuttava varhaiskasvatustoimija. Valssilla toteuttavien ulkoisten arviointien osalta rekisterinpitäjänä toimii Karvi. (Laki kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta 1295/2013, 7b §)
Karville kuuluvia velvoitteita ovat rekisterin käytettävyys, eheys ja muuttumattomuus sekä tietojen suojaaminen ja säilyttäminen. Karvi vastaa myös
tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen järjestelmään tallennettujen vastaustietojen osalta. Karvi
rekisterinpitäjänä vastaa henkilötietojen käsittelystä järjestelmässä. Lisäksi Karvi vastaa järjestelmästä tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja muista
yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista, joita ei säädetä varhaiskasvatuksen järjestäjän tai palveluntuottajan velvollisuudeksi.

Karvin tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö on Opetushallitus, sillä Opetushallituksesta annetun lain mukaan Karvi on Opetushallituksen erillisyksikkö. Karvi noudattaa Opetushallituksen ohjeita tiedonhallinnan järjestämisestä ja ohjeistamisesta.

Itsearvioinnin toteuttavalle varhaiskasvatustoimijalle kuuluvat yleisen tietosuojaasetuksen mukaiset rekisterinpitäjän velvoitteet tietojen sisällöstä ja
virheettömyydestä. Ulkoisissa arvioinneissa vastaava velvoite kuuluu Karville. Itsearvioinneissa hyödynnetään varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan
tallennettuja tietoja. Varhaiskasvatustoimija vastaa tietojen täsmällisyydestä, rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen sekä rekisteröidyn informoimisesta.
Itsearvioinnin toteuttava varhaiskasvatustoimija vastaa myös rekisteröidyn oikeuksista Vardasta haettujen henkilötietojen oikaisemisen osalta. Lisäksi
varhaiskasvatustoimija vastaa itsearvioinneissa rekisteröidyn informoinnista siten kuin tietosuoja-asetuksen III luvussa säädetään.

Yhteyshenkilö:

Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (Karvi), PL 380 (Hakaniemenranta 6) 00531 HELSINKI, kirjaamo@karvi.fi, puhelin +358 29 533 55 00

Janniina Vlasov, arviointineuvos sähköposti: kirjaamo(at)karvi.fi puhelin: 029 533 5500 (vaihde)

Tietosuojavastaava:

Jyrki Tuohela, tietosuojavastaava sähköposti tietosuoja(at)oph.fi puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmä Valssi on Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen Karvin ylläpitämä palvelu, jolla voidaan toteuttaa
varhaiskasvatusta koskevia arviointitiedonkeruita, saada toimijakohtaisia arviointiraportteja, tuottaa arvioinnin toimipaikkakohtaisia yhteenvetoja sekä
julkaista toimijan lakisääteisiä arviointituloksia.

Valssilla varhaiskasvatustoimijat voivat toteuttaa lakisääteistä, varhaiskasvatuslain (540/2018) 24 §:ssä säädetty arviointivelvoitettaan.

Valssilla toteutettavien arviointien tarkoituksena on parantaa varhaiskasvatusta koskevaa tietopohjaa ja tuottaa sellaista itsearviointitietoa, jota varhaiskasvatuksen
järjestäjät ja yksityiset palveluntuottajat sekä heidän henkilöstönsä voivat hyödyntää kehittäessään toimintaansa ja sen laatua. Järjestelmällä tuotetaan lisäksi kansallista arviointitietoa varhaiskasvatuksen systemaattiseen ja pitkäjänteiseen kehittämiseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Valssi-järjestelmään kirjautuvat käyttäjät:
Valssin käyttäjät tunnistetaan järjestelmään kirjautumisen yhteydessä. Valssissa hyödynnetään Opetushallituksen ylläpitämää Opintopolun käyttöoikeuspalvelua.
Kirjautumisen yhteydessä käyttäjästä kerätään seuraavat tiedot: käyttäjätunnus, kutsumanimi, etunimet, sukunimi, oid/oppijanumero, organisaatiot ja käyttöoikeudet.
Varhaiskasvatuksen työntekijät:
Varhaiskasvatuksen työntekijöitä, eli vastaajia, koskevia henkilötietoja käsitellään Valssissa kahdessa vaiheessa. Suoria tunnisteita sisältäviä henkilötietoja käsitellään järjestelmässä virkailijan käyttöliittymässä ja epäsuoria tunnisteita sisältäviä henkilötietoja vastaajan käyttöliittymässä. Kun arviointi käynnistetään, järjestelmään haetaan rajapinnan avulla varhaiskasvatuksen tietovarannosta, Vardasta, arvioinnin toteuttavan järjestäjän tai palveluntuottajan organisaatiota koskevia taustatietoja sekä arviointiin vastaavan varhaiskasvatuksen työntekijän henkilötietoja: kutsumanimi; sukunimi, työntekijä-id; työsähköpostiosoite; toimipaikka, jossa arviointi toteutetaan; tehtävänimike; sekä työntekijän tutkinnot ja kelpoisuus työtehtävään.

Työntekijää yksilöivät henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun tiedonkeruu päättyy Järjestelmään tallennettuvastausaineisto ei sisällä vastaajien nimi- tai yhteystietoja, vaan ainoastaan tietovarannosta haetut taustatiedot eli tehtävänimike-, tutkinto- ja kelpoisuustiedon. Vaikka tiedonkeruun päätyttyä tiedonkeruuvaiheessa käsitellyt suorat tunnisteet poistetaan, järjestelmään tallentuva vastaustieto voi kuitenkin olla välillisesti tunnistettavissa edellä mainittujen taustatietojen kautta etenkin pienillä varhaiskasvatustoimijoilla. Tämän vuoksi vastaustietoa käsitellään järjestelmässä henkilötietona.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:
• Laki Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta (1295/2013, 2 § ja 7 §)
• Varhaiskasvatuslaki (540/2018, 24 §)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus Karvin ulkoisten arviointien osalta arvioidaan tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti
(lakisääteinen tehtävä) ja 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan (lakisääteinen tehtävä) mukaisesti varhaiskasvatustoimijan itsearviointien osalta.

Rekisterin tietolähteet:

Kirjautumisen yhteydessä järjestelmää käyttävän tiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolun käyttöoikeuspalvelusta.
Varhaiskasvatuksen työntekijöiden henkilötiedot siirretään rajapintaa pitkin Opetushallituksen ylläpitämästä Varhaiskasvatuksen tietovarannosta Vardasta.
Vardaan tallennettavat työntekijöiden henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään, varhaiskasvatustoimijalta sekä Väestötietojärjestelmästä.
Tietojen siirto perustuu lakiin Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta (1295/2013, 2 §, 7a §)

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköisessä

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Käyttöoikeusryhmät
Valssi järjestelmää ylläpitävät ja henkilötietoja käsittelevät Karvin nimetyt virkahenkilöt sekä Valssin ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat CSC – Tieteen
tietotekniikan keskus Oy:n nimeämät ja Karvin valtuuttamat henkilöt. Karvin asiantuntijoilla ei ole pääsyä yksilöiviä henkilötietoja sisältäviin aineistoihin.
CSC:n kehittäjien admin-oikeudet ja pääsy järjestelmään tallennettuihin tietoihin ja asiakkaan puolesta ja lukuun käsiteltäviin tietoihin on niin ikään rajattu
käyttöoikeuksin. Lisäksi Opetushallitus käsittelee Valssin käyttäjähallintaan liittyviä henkilötietoja Karvin lukuun.

Valssissa on seuraavia käyttöoikeusryhmiä: teknisen ylläpitäjän admin-oikeudet, Karvin ylläpitäjän käyttöoikeudet ja varhaiskasvatustoimijan pääkäyttäjän ja
toteuttajan käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet määritellään käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan. Karvi vastaa ylläpitäjän käyttöoikeuksien myöntämisestä, hallinnoimisesta ja päättämisestä. Varhaiskasvatustoimija vastaa oman organisaationsa käyttöoikeuksien myöntämisestä, hallinnoinnista ja päättämisestä.

Lokitietojen kerääminen
Kaikki henkilötietoja käsittelevät tunnistetaan järjestelmässä. Valssin kirjautumiseen ja käyttöön liittyvät tiedot ja tietojen luovutukset lokitetaan. Lokitietojen
käyttötarkoituksena on tietojärjestelmissä olevien tietojen käytön ja luovutuksen seuranta sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittäminen. Lokitietoja
säilytetään alustavasti 5 vuotta.

Tietojen luovutuksesta
Tiedonhallintalain mukaan tietoja tulee luovuttaa järjestelmästä rajapintojen avulla tai muulla tietoturvallisella tavalla niille viranomaisille, joilla on tietoihin laissa
säädetty tiedonsaantioikeus. Jos tiedonsaantiin oikeutetulla viranomaisella on oikeus saada järjestelmään tallennettuja henkilötietoja, Karvi järjestelmän ylläpitäjänä teknisesti varmistaa luovutettavien tietojen tapauskohtaisen tarpeellisuuden tai
välttämättömyyden tietoja saavan viranomaisen tehtävien hoitamiseksi.

Karvi voi luovuttaa teknisten rajapintojen avulla tai muulla tietoturvallisella tavalla arviointitietoja muulle kuin toiselle viranomaiselle, jos tiedot saavalla toimijalla on erikseen laissa säädetty tiedonsaantioikeus ja oikeus käsitellä näitä tietoja. Tällöin Karvi varmistaa, että tietoja saava toimija noudattaa tietojen käsittelyssä
tiedonhallintalaissa säädettyjä velvollisuuksia. Karvi voi harkintansa mukaan luovuttaa Valssin kautta kerättyjä anonymisoituja
arviointiaineistoja myös tutkimuskäyttöön. Henkilötietoja ei luovuteta. Tietoja emyöskään luovuteta suoramarkkinointiin tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjien lakisääteisten
velvollisuuksien noudattamiseksi. Karvi selvittää Kansallisarkistolta järjestelmän käyttöönoton yhteydessä, syntyykö järjestelmän käyttöönottamisessa vastuu säilyttää arviointitietoja pysyvästi tai arkistoida tietoja anonymisoituna tai pseudonymisoituna.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Karvin ulkoisten arviointien sekä itsearviointien osalta itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus
pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan virheelliset tai vanhentuneet tiedot.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 6.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Teija Kolehmainen, koulusihteeri, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh. 040 503 7341, teija.kolehmainen(at)iitti.fi.
Alakoulu: Margit Karhu, koulusihteeri, Juoksijantie 22, 47400 Kausala, puh. 040 483 3775, margit.karhu(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Peruskoulun oppilaiden ja lukion opiskelijoiden koulumatkan määrittely kuljetuksen osalta lukuvuosittain.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oppilaan/opiskelijan nimi, koulu, luokka, osoite, pysäkki, koulumatkan pituus, liikennöitsijä aamuisin ja iltapäivisin (mape) sekä koulun alkamis- ja päättymisaika. Lisätiedoissa voi olla kuljetukseen liittyviä olennaisia tietoja, jotka kuljettajan on hyvä tietää turvallisen matka takaamiseksi.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, mahdolliset opiskelijan sairauteen liittyvät tiedot jotka vaikuttavat kuljetuksen järjestämiseen.

Käsittelyn peruste:

lakisääteinen velvoite: Perusopetuslaki 628/1998 § 32

Rekisterin tietolähteet:

Väestörekisteri, oppilashallintojärjestelmä Visma InSchool Primus, kunnan sivistystoimi sekä oppilaat/opiskelijat ja
heidän huoltajansa.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Suomen Kuntalogistiikka Oy:n tarjoamat MunLog ja MunSchool sovellukset.

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä, Suomen Kuntalogistiikka Oy.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Yhteys Kuntalogistiikan MunLog ja MunSchool sovelluksiin toteutetaan TLS-salatun yhteyden kautta. Sovellusten tietoturvaa pidetään yllä jatkuvalla sovelluskehityksellä. Tietojen varmuuskopiot tallennetaan vahvasti salattuina googlen pilvipalveluun. Varmuuskopioiden salaus on toteutettu GnuPG ohjelmistolla. Salausavaimet säilytetään luotettavassa salasanojen hallinta palvelussa.

Tietojen luovutus:

Kuljetussopimuksen mukaan kuljetuksia hoitaville tahoille (liikennöitsijät ja kuljettajat). Koulun rehtorit, vararehtorit, koulusihteerit ja sivistystoimi käyttävät tietoja kuljetusten sujuvuuden ja turvallisuuden takaamiseksi.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 19.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Margit Karhu, koulusihteeri (Kausalan koulu, Kausan koulu), Juoksijantie 22, 47400 Kausala, puh. 040 4833 775, margit.karhu(at)iitti.fi.

Mervi Broman, koulusihteeri (yläkoulu ja lukio), Yläkoulun: Koulukatu 20, 47400 Kausala (aamupäivisin)
Lukio: Anttilantie 2, 47400 Kausala (iltapäivisin), puh. 0404833703, mervi.broman(at)iitti.fi.

Teija Kolehmainen, koulusihteeri, Koulukatu 20 47400 Kausala, puh. 0405037341, teija.kolehmainen(at)iitti.fi.

Erika Räikkönen, varhaiskasvatusyksiköiden esimies (esiopetus), PikkuVieterin päiväkoti, Hiihtäjänkaari 2 47400 Kausala, Puh. 040
595 7264, erika.raikkonen(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Perusopetuslain mukaisen esi- ja perusopetuksen ja lukiolain mukaisen opetuksen järjestäminen ja toteuttaminen mukaan lukien toiminnan kehittäminen ja tietojohtaminen sekä oppivelvollisuusrekisterin ylläpitäminen sekä kodin ja koulun välisen viestinnän toteuttaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Perusopetus ja lukio:

Oppilaat ja huoltajat
Oppilaan koko nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, asuinkunta, opiskelijalaji, luokka-aste, ryhmä/luokka, äidinkieli, kotikieli, opetuskieli, kotimaa, kansalaisuus, oppijanumero, uskontokuntalaji, opetussuunnitelma, opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI), kotipaikan os., koulupiiri, puhelin, sähköpostios., opiskelun aloitusvuosi/pvm, opiskeluoikeuden tyyppi (KOSKI), oppimääräkoodi/koulutaso, viimeisin KOSKI-data, koulunkäynnin tukivaiheet, huoltajien
nimet, osoitteet ja puhelinnumerot, koulumatkatiedot,

Wlman käyttöön liittyvät tiedot, viraston/koulun päätökset (jos niitä on), hakemukset/päätökset (jos niitä on).

Esiopetus:

Lapset, lapsen vanhempi/huoltaja, varhaiskasvatuksen
henkilöstö
Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot, asiakkaan henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli,
asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, perhekokoonpano, palvelun tarve, hakemustiedot, palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto, hoitopaikkatiedot, hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot, asiakasmaksuihin liittyvät tiedot ja toimintayksikkötiedot.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, Lapsen terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka henkilöstön on välttämätöntä tietää lukio- ja perusopetuksen järjestämiseksi ja tuen arvioimiseksi. Allergiat ja erityisruokavaliot ruokailun järjestämistä varten.

Lapsen äidinkieli kysytään suomi toisena kielenä -opetuksen sekä muun kielellisen ja kulttuurisen pedagogisen tuen järjestämistä varten. Uskontokunta tai muu vakaumus uskonnon/elämänkatsomustiedon opetuksen järjestämiseksi.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä perus- ja lukio-opetuksen järjestämiseksi

– Perusopetuslaki ja oppilashuoltolaki

– Lukiolaki

Suostumus kysytään vain siltä osin, kun se koskee oppilaan töiden tai kuvien julkaisua. Tutkimustapauksissa tietojen luovutuksen perusteena on yleinen etu tieteellisessä tutkimuksessa.

Rekisterin tietolähteet:

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

opiskelija itse, oppilaan/opiskelijan huoltajat oppilasilmoituslomakkeella vuosittain ja ensimmäiselle vuosiluokalle tulevat varhaiskasvatuksen Visma Inschool Primus -järjestelmästä, koulun ja oppilashuollon henkilöstö, oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio, viranhaltijan päätöspöytäkirjat, mahdollisesti kuntaan siirtyvän oppilaan/opiskelijan edellinen koulu luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot, yhteishaussa valittujen uusien lukio-opiskelijoiden tiedot saadaan Opetushallituksen Opintopolku-järjestelmästä, Ylioppilastutkintolautakunta

Huoltajien tiedot:

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ja samat tiedot siirtyvät perusopetukseen, huoltajat itse henkilökohtaisesti kouluille ilmoittamalla tai Wilma-järjestelmän kautta

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

Opettajat ja henkilökunta itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Perusopetus ja lukio

multiPrimus – tietokanta, jossa kaikki tiedot säilytetään

Wilma – web-liittymä, jossa Primuksen tiedot jaetaan eri käyttäjille

Google Workspace for Education – sähköinen oppimisympäristö

Kurre – työjärjestysten suunnittelu

Peda.net – tiedottaminen ja ajankohtaiset tapahtumat koulujen toiminta ja yhteystiedot yhteydenpito, luokkien ajankohtaiset asiat oppimisympäristö

Edustore – sähköiset oppimismateriaalit

Oma Opintopolku – elinikäisen ja yksilöllisen oppimispolun suunnittelu (tunnistautua verkkopankkitunnuksin, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla)

Opetuksen ja koulutuksen tietovaranto Koski – esiopetuksen, perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opintosuoritus- ja tutkintotiedot

Esiopetus

Effica varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä

Wilma -web-liittymä, oppilaitoksen, oppilaiden ja huoltajien viestintään

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa. Pysyvästi säilytettävät oppilas- ja opiskelijatiedot (päättötodistukset, oppilaskortit) säilytettään analogisesti.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Tilastokeskus ja opetushallitus keräävät vuosittain oppilaista/opiskelijoista oppilaitostason tilastotietoja sekä koulutuksen ja opetuksen järjestäjätason tietoja. Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, esim. Kansaneläkelaitokselle ja KOSKEEN (Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu). Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintojen oppilaitoksiin pyydettäessä. Joitakin tietoja voidaan myös julkaista esim. nykyisen oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
Päijät-Hämeen hyvintointialue (Koulun sidosryhmistä yksittäisten asiakkuudessa olevien oppilaiden ja opiskelijoiden tietoja käsittelevät hyvinvointialueen opiskeluhuollon kuraattorit, koulupsykologit, koulu- ja opiskeluterveydenhuolto. Tietoja käsitellään opiskeluhuoltopalvelujen ja yksilökohtaisen opiskeluhuollon
järjestämiseksi (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 3 §,4§ ja 5§) ja vain siinä laajuudessaan kuin työtehtävien toteuttamisen kannalta on välttämätöntä.
Tarvittaessa opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä huoltajatietojen siirretään hyvinvointialueen kuraattorien sekä koulupsykologien käyttämään Aura opiskeluhuollon asiakassovellukseen.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Kyllä, Google Workspace for Education -järjestelmän palveluntuottaja Google voi luovuttaa tietoja alihankkijoille.

Googlen alikäsittelijöiden nimet, sijainnit ja toiminnot

Googlen yhteistyökumppanit

Siirtoperusteet:

Euroopan komission tekemä riittävyyspäätös Data Privacy Framework (DPF)

EU komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet

Lisäsopimuslauseke

Googlen datasiirron lakikäytännöt

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 8.11.2024.

Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovarannon (KOSKI) tietosuojaselostus

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Yläkoulu ja lukio

Mervi Broman, koulusihteeri, Koulukatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833703, mervi.broman(at)iitti.fi.

Alakoulu

Margit Karhu, koulusihteeri, Juoksijantie 22, 47400 Kausala, puh. 0404822775, margit.karhu(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Koulujen tilojen varaus, käytön seuranta ja varausten laskutus

Käsiteltävät henkilötiedot:

Tilan varanneet henkilöt ja yhdistykset
Nimi, yhteyshenkilö, puhelinnumero

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Sopimus tilojen vuokraamisesta.

Rekisterin tietolähteet:

Tilojen vuokraajat.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Ei

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Analogisessa muodossa

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Analoginen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 7.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Margit Karhu, koulusihteeri , Juoksijantie 22, 47400 Kausala, puh. 040 4833775, margit.karhu(at) iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Perusopetuslain 8a luvun mukaisen aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestäminen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oppilaat sekä huoltajat.
Hakemuksesta iltapäivätoimintaa sekä esitietolomakkeesta
saadut tiedot:
Lapsen nimi, henkilötunnnus, osoite, tarvittaessa tieto erityisetuen päätöksestä, koulu ja luokka, huoltajan nimi, osoite, henkilötunnus (laskutusta varten), työ- tai
opiskelupaikan nimi sekä puhelinnumero, toimintapaikka, toiminta-aika sekä mahdolliset muut lisätiedot, lapsen läsnäolopäivien lukumäärä.

Toiminnan laskutuksesta kertyvät tiedot.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, mahdolliset terveyteen liittyvät asiat, jotka vaikuttavat iltapäivätoiminnan järestämiseen.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvoite: Perusopetuslaki 628/1998 8a

Rekisterin tietolähteet:

Hakemus iltapäivätoimintaan sekä esitietolomake.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Excel-taulukkolaskentaohjelma

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 7.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo @iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Merja Särkkä, pääkirjanpitäjä, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833763, merja.sarkka(at)iitti.fi.

Joel Toivonen, ptaloussihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0406375805, joel.toivonen(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, p. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kunnan talouden hoitaminen: kirjanpidon toteuttaminen, ostolaskujen käsittely, laskutus ja perintä, maksuliikenteen hoitaminen, maksuvalmiussuunnitelman laatiminen, asiakkaiden lainojen hallinnointi, asiakkaiden maksujen kerääminen verkkokaupan kautta, kaupungin talousarvion laadinta sekä talous- ja toimintatietojen raportointi.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Tavaroiden/palvelujen toimittajien sekä muiden maksun saajien tiedot: Nimi, Y-tunnus, henkilötunnus, toimittajanumero, osoitetiedot, pankkitilitiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, YEL-todistuksen voimassaoloaika, ennakkoperintärekisteriotteen voimassaoloaika, laskuilla olevat laskutusperusteet.
Asiakkaiden tiedot: Nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, osoite, sähköpostiosoite.
Myyntilaskujen tiedot: Laskujen summat, eräpäivät, laskujen tila (avoin, maksettu), maksuehdot, laskun peruste, mahdollinen tieto laskun siirtymisestä perintään, tehdyt maksusuunnitelmat.
Kunnan työntekijöiden palkkatiedot: Katso henkilöstöhallinnon tietosuojaseloste.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; kuntalaki (410/2015) ja kunnan perustehtävien hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö, kirjanpitolaki (1336/1997)
Sopimus; työsopimus, puitesopimus, hankintasopimus, lainasopimus

Rekisterin tietolähteet:

Tavaroiden/palvelujen toimittajat  sekä muut maksun saaneet, asiakkaat, kunnan henkilöstöhallinto palkan maksua varten.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

IntimePlus – kirjanpidon, myynti- ja ostoreskontran, laskutuksen, maksatuksen sekä sisäisen laskennan hallinnointi

Approval – ostolaskujen käsittely

Ceepos kassapankki – käteinen ja korttimaksujen kassajärjestelmä

Kasperi – poistolaskenta ja käyttöomaisuuden hallinta

Accua – budjetoinnin ja talouden raportointijärjestelmä

Avalo – maksuliikenneohjelmisto

Archive – kirjanpitotulosteiden ja ostolaskujen sähköinen arkisto

Laskuhotelli – verkkolaskuoperaattori

Web-raportointi – taloushallinnon raportointijärjestelmä

Web-laskutus – myyntilaskujen tallentamisen käyttöliittymä

Accuna Konsernimoduuli – kuntakonsernin kirjanpito-ohjelmisto

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa. Laskutusilmoitusten, sopimusten ja lainatietojen käsittely osittain paperilla

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

On, Revire Perintä Oy hoitaa perintätoimeksiantoja sopimuksen mukaisesti.

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Asiakkaiden maksamattomien laskujen tiedot siirretään Sarastia Kuntaperintä Oy:n perittäväksi.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Kirjanpitoaineiston, joka sisältää ostolaskut, myyntilaskut, kirjanpidon tositteet sekä maksuliikenneaineiston säilytysaika on 10 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Lainojen velkakirjat takaisinmaksusuunnitelmineen, vakuusasiakirjojen, maksatus- ja seuranta-asiakirjojen säilytysaika on velan voimassaoloaika.

Lainapäätökset säilytetään pysyvästi. Säilytysajat perustuvat Kansallisarkiston päätökseen ja Kuntaliiton suositukseen.

Talousarvio ja tilinpäätösaineisto on pysyvästi säilytettävä aineisto. Säilytysaika perustuu Kansallisarkiston päätökseen.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 19.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Sari Hatara, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833778, sari.hatara(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0206159600 (vaihde), anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteisten tehtävien hoitaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Hakija, asiamies, maksaja, suunnittelija, työnjohtaja, ilmoituksen tekijä, viranomainen, lausunnon antaja, lausunnon pyytäjä, rakennuksen omistaja, päätöksen vastaanottaja, työn suorittaja, ilmoittaja, kehotuksen saaja, uhkasakon saaja, vastineen antaja, naapuri ja muu rakennusvalvonta-asian osapuoli:
Nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yhteysosoitetiedot, koulutus- ja ammattipätevyystiedot, asiakohtaiset rooli- ja käsittelytiedot, rakennusten omistustieto, tieto suostumuksesta suoramarkkinointiin, tieto turvakiellosta ja VRK-estosta sekä muita käyttäjien suostumuksella kerättyjä tietoja

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteiset tehtävät; Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999), Maankäyttö- ja rakennusasetus (895/1999).

Rekisterin tietolähteet:

Luvan hakijat, hakijan asiamies, ilmoituksen tai huomautuksen tekijä, hakemus-, ilmoitus- ja liiteasiakirjst, katselmustilauksia koskevat e-lomakkeet, kiinteistörekisteri ja Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä, suunnittelijat ja vastuuhenkilöt.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Lupapiste.fi – rakentamiseen liittyvien lupien hakeminen

Dynasty asianhallinta – rakennusvalvonnan asiankäsittely jos ei käsitellä Lupapiste.fi:ssä

KuntaNet 7 – kuntarekisteri ja paikkatietoratkaisut

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Rakennustiedot luovutetaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmän (VTJ) rakennus- ja huoneistorekisteriin (RHR). Poikkeamis- ja suunnittelutarveratkaisupäätökset luovutetaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle (ELY).

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rakennusvalvonnan ainesto on pääsääntöisesti pysyvästi säilytettävä Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 13.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Maijastiina Lintukangas, maankäyttöinsinööri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0400183096, maijastiina.lintukangas(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0206159600 (vaihde), anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kuntasuunnittelun asiakassuhteen hoitaminen ja kuntasuunnittelun asiakasmaksujen määrittäminen ja laskutus sekä kaavoitusprosessimen hoitaminen.

Kerätä kyseisiin kaavahankkeisiin liittyvien osallisten, kiinteistönomistajien yhteystiedot, jotta kaavahankkeet voidaan tiedottaa maankäyttö- ja rakennuslain mukaisesti kaavahankkeen aikana.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Suunnittelutarveratkaisun tai poikkeamisluvan tai asema- tai yleiskaavan tai -kaavamuutoksen hakijan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kiinteistötunnus.

Kaava- tai lupaprosessiin liittyvien osallisten nimi, osoite ja kiinteistötunnus, omistustiedot (omistaja, omistaja ei lainhuutoa, vuokralainen).

Mielipiteen, muistutuksen jättäneiden nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kiinteistötunnus.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteiset tehtävät: Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999)

Rekisterin tietolähteet:

Digi- ja väestötietovirasto DVV:ltä väestörekisteritiedot, patentti- ja rekisterihallitus PRH:ltä yritys-, yhdistys- ja säätiötiedot, kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ) kiinteistötiedotsekä tiedot hakijalta, mielipiteen tai muistutuksen jättäneeltä, suunnittelijoilta ja tai muulta vastuuhenkilöiltä.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Louhi -kuntarekisteri

Väestötietojärjestelmä

WebGis – paikkatiedon julkaisu, esittäminen ja ylläpito

Mapinfo – paikkatietojärjestelmä

Dynasty asianhallintajärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aaineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön perusteella. Erilaisia toimintakertomuksia yms. vastaavia tilastoja varten toimitettaviin tietoihin ei välitetä
yksilöiviä henkilötietoja.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Kuntasuunittelussa ainesto on pääsääntöisesti pysyvästi säilytettävä Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 13.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Timo Vaaranto, rakennusmestari, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh. 0400750093, timo.vaaranto(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Ylläpitää Iitin kunnan hallinnoimien venepaikkojen varanneiden henkilöiden tietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Venepaikan vuokranneet henkilöt: Vuokraajan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero,
venettä koskevat tiedot, venepaikan sijainti ja numero

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Sopimus: Venepaikan vuokraaminen.

Rekisterin tietolähteet:

Venepaikan vuokranneet henkilöt

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Ei

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Analoginen

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Analoginen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Kyllä, taloushallinto (laskutus)

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 19.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Maijastiina Lintukangas, maankäyttöinsinööri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0400183096, maijastiina.lintukangas(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0206159600 (vaihde), anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Ylläpitää niiden yksityisteiden yhteystietoja, jotka saavat kunnalta vuosittain kunnossapitoavustusta.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Yksityistiekuntien yhteyshenkilöt: Nimi, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu: yksityistien tienpitoon myönnettävät avustukset.

Rekisterin tietolähteet:

Yksityisteiden yhteyshenkilöt.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Excel

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aaineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 8.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Sari Hatara, palvelusihteeri, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0404833778, sari.hatara(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Listauksen kerääminen Iitin alueella toimivista suunnittelijoista niitä rakennusvalvonnasta tiedustelevia rakentajia varten.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Suunnittelijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu: Rakentajien avustaminen suunnittelija valinnassa.

Rekisterin tietolähteet:

Suunnittelijoiden itse antamat yhteystiedot.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Microsoft Word

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Suunnittelijoiden yhteistietoja rakennusvalvonnasta tiedustelevat rakentajat.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 8.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Taru-Tiina Kalliokuusi, ympäristönsuojelutarkastaja,  Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405 596 498, tarutiina.kalliokuusi@iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 040 579 6928 anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Ympäristönsuojeluviranomaiselle laissa säädettyjen tehtävien hoitaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Yritys (sen yhteyshenkilö tai elinkeinonharjoittaja), hakemuksen tai ilmoituksen jättäjä, ympäristöhaitasta ilmoittanut tai ilmoituksen kohteena oleva: Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, asumiseen tai omistamiseen liittyvien kiinteistöjen kiinteistörekisteritunnukset. Lisäksi rekisteröidyltä toimijalta voidaan vaatia henkilötunnus, mikäli toimijalla ei ole yritys- tai yhteisötunnusta. Tiettyjen lupaprosessien tai valitusten osalta kerätään syntymäaika- tai omaisuustietoja.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Pääsääntöisesti ei. Kuitenkin asiankäsittelyyn voi liittyä asiakkaan terveydentilaan liittyviä tietoja.

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvote: Jätelaki (646/2011), Kemikaalilaki (599/2013), Luonnonsuojelulaki (1096/1996), Maankäyttö- ja rakennuslaki § 103 f (132/1999), Maa-aineslaki (555/1981), Maastoliikennelaki (1710/1995), Merenkulun ympäristönsuojelulaki (1672/2009), Ulkoilulaki (606/1973), Vesihuoltolaki (119/2001), Vesilaki (587/2011), Vesiliikennelaki (463/1996), Ympäristönsuojelulaki (527/2014) sekä näiden lakien nojalla annetut asetukset.

Rekisterin tietolähteet:

Rekisteröidyt henkilöt itse ja heidän edustajansa, ympäristönsuojeluviranhaltija, ympäristöhaittailmoitusten tekijät, muut viranomaiset, muut rekisterit: osoite-, väestö-, yritys-, rakennus-, kiinteistö- ja kaavarekisterit, Fonecta Finder, WebMap, KTJ.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Dynasty-asianhallintajärjestelmä, Teams

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä: Kuntalain 54 §:n mukainen sopimus viranomaistehtävän hoitamisesta Heinolan kaupungin kanssa

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Tietovarannossa olevia henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa toiselle viranomaiselle.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 13.11.2024.

Päijät-Hämeen ympäristöterveyden asiakas-, toimija- ja valvontakohderekisteri

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Kimmo Yli-Savola. kansalaisopiston rehtori, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh. 0405546502, kimmo.yli-savola(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0206159600 (vaihde), anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kansalaisopiston kurssien ja opettajien tietojen hallinta sekä opiskelijoiden ilmoittautumisetn vastaanotto.
Kansalaisopiston toiminnan tilastointi ja toiminnan suunnittelu

Käsiteltävät henkilötiedot:

Opiskelijat ja opettajat: Nimi, henkilötunnus (kokonaan, opettajille palkanmaksua varten, ja opiskelijalle henkilön yksilöitymiseksi ja kurssilaskua varten). Mikäli opiskelija on alaikäinen, vaaditaan huoltajan henkilötunnus, osoite (kadun nimi, numero, postinumero ja paikkakunta), alaikäisen opiskelijan huoltajan osoitetiedot, puhelinnumero kurssimuutoksista tiedottamista varten, sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusta ja tiedottamista varten, tutkinto, pääasiallinen toiminta ja äidinkieli tilastointia varten.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvoite: Laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998)

Rekisterin tietolähteet:

Opiskelijat/asiakkaat itse, opettajat, kansalaisopiston rehtori.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

HelleWi kurssinhallintajärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 13.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Kyseessä on yhteisrekisteri, jonka rekisterinpitäjinä toimivat Kouvolan, Kotkan ja Haminan kaupungit
sekä Iitin, Haminan, Pyhtään, Virolahden ja Miehikkälän kunnat.

Iitin kunta/palveluvaliokunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Kouvolan kaupunginkirjasto, Tuomas Kunttu, Salpausselänkatu 33, 45150 Kouvola, 0206156637, tuomas.kunttu(a)kouvola.fi

Iitti: Irina Barkman, hyvintointijohtaja, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh: 0400932135, irina.barkman(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0206159600 (vaihde), anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjastopalveluiden järjestäminen. Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, laskutukseen ja perintään, tilastointiin, viestintään, verkkoja mobiilipalveluiden, omatoimikirjastojen ja muiden kirjastopalveluiden tarjoamiseen sekä käyttäjien
tunnistautumiseen.

Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kirjastojärjestelmään rekisteröidyistä tallennetaan nimi, syntymäaika, alle 15-vuotiaan huoltaja, yhteystiedot, varaustunnus, verkkokirjaston käyttäjätunnukset, mahdolliset huomautukset, viestiasetukset, kirjastojärjestelmän sisäinen ID-numero, oletuskirjasto varauksia varten, asiakastyyppi (lapsi, aikuinen, kotipalvelu, virkailija), rekisteröintipäivä ja asiakkuuden vanhentumispäivä.
Asiakkaan salasana verkkokirjastoon tallennetaan salattuna.
Asiakkaalle automaattisesti lähteneet asiakasviestit (eräpäivämuistutukset, varausten saapumisilmoitukset) tallentuvat järjestelmään.
Kirjasto tallentaa rekisteröidyn henkilötunnuksen mahdollista laskutusta ja perintää varten.
Henkilötunnus tallennetaan erilliseen ns. sotusiiloon, johon pääsy on rajattu.
Kirjastojärjestelmään kertyy asiakkaan lainaushistoria, jonka näkee vain asiakas itse kirjautuessaan verkkokirjastoon. Asiakkaalla on mahdollisuus poistaa lainaushistoriansa.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen velvoite: Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016).

Rekisterin tietolähteet:

Rekisteröityessään kirjaston asiakkaaksi asiakas tai hänen huoltajansa antaa henkilö- ja yhteystiedot.
Asiakkaan antamien tietojen mukaisesti tietoja päivitetään. Asiakas voi myös verkkokirjastossa jättää yhteystietojensa muutospyynnön.
Perintätapauksissa osoitetiedot voidaan tarkistaa väestörekisteristä

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Kyyti-kirjastojen Koha-kirjastojärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Henkilötietoja käsittelevät tämän rekisterin toiminnasta ja palvelusta vastaavat kunnan työntekijät, jotka tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
Henkilökuntaa sitoo viranhoitomääräyksessä tai työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus.
Kaikki henkilötietorekisteriä käyttävät henkilöt on koulutettu kiinnittämään huomiota tietosuojaan sekä asianmukaiseen tietojen turvaamiseen.

Tietojen teknisestä suojauksesta vastaa Kaakkois-Suomen Tieto Oy. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat työntekijöiden henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti siten, että käyttö-, luku- ja muokkausoikeudet ovat vain niillä, jotka tarvitsevat kyseisiä käyttöoikeuksia työtehtäviensä tekemiseen. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.
Asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Tietojen luovutus:

Perintää varten tiedot toimitetaan kunnan reskontrasta Sarastia kuntaperintä Oy:lle.

Kyyti-kirjastolla on oikeus hyödyntää itse tai luovuttaa ulkopuolisille toimijoille kirjastokäyttöön liittyviä henkilötietoja joko anonymisoituna tai tietosuojalain 31 §:n mukaisesti tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia sekä tilastollisia tarkoituksia varten.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 7.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Tanja Pesonen, palvelusihteeri, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh. 0403594736, tanja.pesonen(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Liikuntapalveluiden tuottamisen ja asiakassuhteiden hallinnointi ja hoitaminen (liikuntaryhmät, kuntosali ja avantouinti).

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kuntosalin ja veteraanimaja: Käyttäjät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, onko asiakas työllinen vai työtön, eläkeläinen tai opiskelija (alennettu kuntosalimaksu).

Liikuntaryhmät: Käyttäjät: Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero kurssimuutoksista tiedottamista varten ja sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusta ja tiedottamista varten

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Sopimus: Kuntosalin ja Veteraanimajan avantouinnin käyttö sekä liikuntaryhmiin osallistuminen.

Rekisterin tietolähteet:

Kuntosalin ja avantouinnin käyttäjät sekä liikuntaryhmiin osallistuvat henkilöt.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Kuntosali ja Veteraanimajan avantouinti: Kulkuri kulunvalvontajärjestelmä

Liikuntaryhmät: HelleWi ilmoittausumisjärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 8.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Liikuntahalli ja Veteraanimaja: Tanja Pesonen, palvelusihteeri, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh. 0403594736, tanja.pesonen(at)iitti.fi.

Kirjasto: Tuula Heino, vastaava kirjastovirkailija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0406197299, tuula.heino(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Tilojen varaus, käytön seuranta ja varausten laskutus.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Tilan varanneet henkilöt ja yhdistykset: Nimi, puhelinnumero/sähköposti, osoite mahdollista laskutusta varten.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu tai sopimus: Kokoontumistilojen tarjoaminen yhdistyksille ja yksityishenkilöille.

Rekisterin tietolähteet:

Tilojen varaajat.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Liikuntahalli ja kirjsto: ei sähköistö järjestelmää.

Veteraanimaja: Office 365 sähköinen kalenteri

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisessa muodossa vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Taloushallinto laskutusta varten.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 11.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Tanja Pesonen, palvelusihteeri, Rautatienkatu 22, 47400 Kausala, puh. 0403594736, tanja.pesonen(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Mahdollistaa asiakkaille kuntosali- ja avantouintikortin lataaminen verkossa. Asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen ja raportointi, käyttöoikeuksien määritteleminen sekä käytön valvominen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kuntosalin ja Veteraanimajan saunan käyttäjät: Asiakasnumero, etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja osoite

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu tai sopimus: Asiakassuhteen hoitaminen ja tilastointi.

Rekisterin tietolähteet:

Kuntosalin ja Veteraanimajan saunan käyttäjät

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

WebKulkuri – Kulkuri Kulunvalvonta Oy

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Kyllä: Kulkuri Kulunvalvonta Oy

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Ei

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 11.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta
PL 32
47401 Kausala
puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi
y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Maikki Riihimäki, etsivä nuorisotyöntekijä, Veteraanitie 2, 47400 Kausala, 0406542108, maikki.riihimäki(at)iitti.fi

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä rekisterinpitäjän toimialaan kuuluva tilastointi.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Etsivän nuorisotyön asiakkaat: Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot, nuoren yksilöinti ja yhteystietojen ilmoittaja
Etsivän nuorisotyön palvelun suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa varten tarpeelliset tiedot.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Lakisääteinen tehtävä; Nuorisolaki (1285/2016)

Rekisterin tietolähteet:

Asiakas itse, alaikäisen osalta huoltajat, asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon
rekisterinpitäjät, Nuorisolain 11§ määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

PARent-asiakastietojärjestelmä

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely analogisesti vain poikkeustapauksissa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos aineistoa on analogisessa muodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumuksella.

Anonymisoidut tiedot Etelä-Suomen Aluehallintovirastolle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle tilastointia varten.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Tiedot poistetaan kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 12.11.2024.

Rekisterinpitäjä:

Iitin kunta

PL 32

47401 Kausala

puh. 0206159600 (vaihde), kirjaamo@iitti.fi

y-tunnus 0158 766-7

Yhteyshenkilö:

Alakoulu: Tommi Nikka, rehtori, Juoksijantie 22, 47400 Kausala, puh. 0405547093, tommi.nikka(at)iitti.fi.

Iitin yläkoulu ja lukio: Ari Toropainen, rehtori, Koulukatu 20, 47400 Kausala, puh. 0405605545, ari.toropainen(at)iitti.fi.

Kunanntalot, Ravilinna, venevalkama ja torialue: Antti Pitkämäki, ATK-asiantuntija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0407505326, antti.pitkamaki(at)iitti.fi.

Kirjasto: Tuula Heino, vastaava kirjastovirkailija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, puh. 0406197299. tuula.heino(at)iitti.fi.

Tietosuojavastaava:

Anne Tolppala, asianhallintasuunnittelija, Rautatienkatu 20, 47400 Kausala, 0405796928, anne.tolppala(at)iitti.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisterin tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja ilkivaltaa ja auttaa tapahtuneiden rikosten selvittämisessä sekä varmistaa kiinteistön käyttäjien turvallisuus.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kuvamateriaalia valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä kellon aikoineen ja päivämäärineen.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

Käsittelyn peruste:

Yleinen etu tai Lakisääteinen velvoite: Omaisuuden suojaaminen sekä rikosten torjunta. Perustuslaki 731/1999 (2. luku § 15 Omaisuuden suoja), Työturvallisuuslaki 738/2002 § 8, § 27, § 28.

Rekisterin tietolähteet:

Valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden tallentama ja välittämä kuva-aineisto.

Ylläpitojärjestelmä/-järjestelmät:

Tallenninlaite.

Onko tiedot sähköisessä vai analogisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Onko henkilötietojen käsittely ulkoistettu?

Ei

Tietojen suojaamisen periaatteet:

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät ovat suorittaneen tietosuojakoulutuksen ja samalla hyväksyneet tietosuojasitoumuksen.

Tietojen luovutus:

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaistaholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi:

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

Säilytysaika tai niiden määritysperusteet:

Säilytys toteutetaan pääsääntöisesti kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoja säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä:

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa:

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaseloste on päivitetty 11.11.2024.

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Iitin kunta toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, kunta voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, kunta voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa kunta osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mikäli kunta ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei kuntai hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Määräaika tietojen oikaisemiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kunnan rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kunnan tiedonohjaussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näinollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Iitin kunnan henkilörekistereihin liittyen.

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.