Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus
Iitin kunnan on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kunnan asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999, 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Iitin kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista.
Iitin kunnan asiarekisteri ja tiedonhallinta
Iitin kunnan asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille tulleista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Iitin kunnan Dynasty-asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö yksilöidään mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti sähköisesti, kirjallisesti tai suullisesti.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti kunnan viralliseen sähköpostiosoitteeseen kirjaamo.iitinkunta@iitti.fi tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.
Iitin kunnan tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Iitin kunnan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.
Fyysiset tietovarannot (arkistot)
Iitin kunnan arkistot koostuvat määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista sekä hallintokuntien lähiarkistoista.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on arkistoitu päätearkistoon ja määräajan säilytettävät asiakirjat lähiarkistoihin.
Iitin kunnan päätearkistot:
- I arkisto 1870 – 1949 kunnanhallitus ja lautakunnat
- II arkisto 1949 – 1996 kunnanhallitus ja -valtuusto
- III arkisto 1949 – 1996 lautakunnat
- IV arkisto 1997 – 2006 kunnanhallitus ja lautakunnat
- V arkisto 2007 – 2012 kunnanhallitus ja lautakunnat
- VI arkisto 2013 -> kunnanhallitus ja lautakunnat
Loogiset tietovarannot (rekisterit)
Keskeiset sisäiset tietovarannot:
Yleishallinto
Yleishallinnon tietovaranto:
Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
Tietoaineisto: Viranomaiset, luottamushenkilöt, asiakkaan, yrityksen ja yhteisön tiedot: Nimi, osoite, sähköpostiosoite
- Dokumenttien hallinta: Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot.
- Kokoushallinta: Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet ja niiden jakelut, esityslistojen ja pöytäkirjojen www ‐julkaisu.
- Viranhaltijapäätökset: Viranhaltijapäätökset ja niiden jakelut, www ‐julkaisu
- Yhteystietorekisteri: Organisaatioiden ja luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo‐, lähettämis‐, saapumis‐, toimenpide‐, päätös‐ ja tiedoksiantopäivämääristä, lähettäjien ja vastaanottajien yhteystiedoista, määräajoista, asialuokituksista ja käsittelijöistä.
Ylläpitojärjestelmät: Dynasty for SQL -asianhallintajärjestelmä
Taloushallinnon tietovaranto:
Käyttötarkoitus: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely
Tietoaineisto: Laskutusasiakkaat, laskuttajat
Tietoryhmät: Nimi, osoite, henkilötunnus, asiakasnumero, y-tunnus, verkkolaskuosoite, laskun tiedot, pankkitiedot ja mahdollinen sopimusnumero
Ylläpitojärjestelmät: Visma IntimePlus, Ceepos-kassapankki, Analyste maksuliikenne, Workflow-laskujen käsittely, Datwin asuntolainojen käsittely ja Kasperi käyttöomaisuuskirjanpito
Henkilöstöhallinnon tietovaranto:
Käyttötarkoitus: Palvelussuhteen aikainen asioiden käsittely
Tietoaineisto: Palvelussuhteessa kuntaan olevat henkilöt (myös päättyneiden palvelusuhteiden osalta lakisääteisin velvoittein), ja luottamushenkilöt.
Tietoryhmät: Henkilötunnus ja nimi, yhteystiedot: puhelinnumero, osoitteet (ml. postiosoite).
Erilaisia henkilötietoryhmiä koskevat tiedot: loma- ja poissaolotiedot, koulutukset, ammattiyhdistystiedot, pankkiyhteystiedot, henkilöstöpäätökset ja palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot.
Ylläpitojärjestelmät: Populus henkilötietojärjestelmä, Hedsam henkilöstön kulunvalvonnan järjestelmä, Kuntarekry.fi työnhakijarekisteri,
Sivistyspalvelut
Varhaiskasvatuksen tietovaranto:
Käyttötarkoitus: Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely
Tietoaineisto: Lapset, lapsen vanhempi/huoltaja, varhaiskasvatuksen henkilöstö
Tietoryhmät: Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot, asiakkaan henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, perhekokoonpano, palvelun tarve, hakemustiedot, palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto, hoitopaikkatiedot, hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot, asiakasmaksuihin liittyvät tiedot, toimintayksikkötiedot.
Ylläpitojärjestelmät: Effica varhaisakasvatus, Varda varhaiskasvatuksen tietovaranto, tulorekisteri (tulot ja etuudet).
Opetuspalveluiden tietovaranto:
Käyttötarkoitus: Perusopetuksen, lukion sekä muuhun opetukseen liittyvä asiankäsittely
Tietoaineistot: Oppilaat ja huoltajat
Tietoryhmät: Oppilaan koko nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, asuinkunta, opiskelijalaji, luokka-aste, ryhmä/luokka, äidinkieli, kotikieli, opetuskieli, kotimaa, kansalaisuus, oppijanumero, uskontokuntalaji, opetussuunnitelma, opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI), kotipaikan os., koulupiiri, puhelin, sähköpostiosoite, opiskelun aloitusvuosi/pvm, opiskeluoikeuden tyyppi (KOSKI), oppimääräkoodi/koulutaso, viimeisin KOSKI-data, koulunkäynnin tukivaiheet, huoltajien nimet, osoitteet ja puhelinnumerot, koulumatkatiedot, Wilman käyttöön liittyvät tiedot, viraston/koulun päätökset (jos niitä on), hakemukset/päätökset (jos niitä on).
Ylläpitojärjestelmät: Visma InSchool Primus, Aura-oppilashuollon asiakasjärjestelmä, HelleWi ilmoittautumisjärjestelmä (kansalaisopisto)
Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden tietovaranto
Käyttötarkoitus: Liikuntaan ja vapaa-aikaan liittyvien asioiden käsittely
Tietoaineistot: Palveluiden käyttäjät
Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Ylläpitojärjestelmät: WebKulkuri liikuntapaikkojen kulkuoikeuksien valvonta ja asiakashallinta järjestelmä, HelleWi ilmoittautumisjärjestelmä (vapaa-aikapalveluiden liikuntaryhmät), Kyyti – Kymenlaakson yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmä
Tekniset palveluiden tietovaranto
Käyttötarkoitus: Yksityisteiden avustaminen
Tietoaineistot: Avustusta hakeneet tiekunnat yhteyshenkilöineen
Tietoryhmät: Tiekunnan nimi, henkilön nimi yhteystietoineen
Ylläpitojärjestelmät: Excel, kirjanpidon ohjelmat (Intime)
Käyttötarkoitus: Teknisen toimialan palveluiden ja tuotteiden myynti/laskutus
Tietoaineistot: Laskutettavan henkilön tiedot
Tietoryhmät: Henkilön nimi, syntymäaika tai henkilötunnus ja yhteystiedot
Ylläpitojärjestelmät: Excel ja kirjanpidon ohjelmat (Intime)
Käyttötarkoitus: Kunnan myymien asuintonttien varaajat ja ostajat
Tietoaineistot: Varaajan ja ostajan tiedot
Tietoryhmät: Henkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
Ylläpitojärjestelmät: Word, excel ja kirjanpidon ohjelmat (Intime) sekä asianhallinta Dynasty
Käyttötarkoitus: Kunnan hallinnoimien maapohjien, rakennusten ja huoneistojen vuokraus teknisellä toimialalla
Tietoaineistot: Vuokralaisen tiedot
Tietoryhmät: Henkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
Ylläpitojärjestelmät: Word, excel ja kirjanpidon ohjelmat (Intime) sekä asianhallinta Dynasty
Rakennusvalvontaviranomaisen tietovaranto
Käyttötarkoitus: Maankäyttö- ja rakennuslain mukaisten tehtävien hoitaminen
Tietoaineistot: Ilmoityusten tekijät ja lupien hakijat
Tietoryhmät: Nimi, tarvittaessa henkilötunnus ja yhteystiedot
Ylläpitojärjestelmät: Lupapiste.fi, KuntaNet-rakennusvalvontajärjestelmä
Ympäristönsuojeluviranomaisen tietovaranto
Käyttötarkoitus: Ympäristönsuojelun lainsäädännön mukaisten ja muiden ympäristönsuojeluviranomaisen toimivaltaan kuuluvien tehtävien hoitaminen
Tietoaineistot: Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat
Tietoryhmät: Henkilön nimi, tarvittaessa syntymäaika tai henkilötunnus ja yhteystiedot
Ylläpitojärjestelmät: Asianhallinta Dynasty
Tarkemmat kuvaukset henkilötietoja sisältävistä rekisteristä tietosuojaselosteista www.iitti.fi/tietosuoja.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi
Iitin kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan kunnan viralliseen sähköpostiosoitteeseen kirjaamo.iitinkunta@iitti.fi, mistä tietopyyntö ohjataan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai hallintokunnalle. Tietopyyntö on mahdollista tehdä myös suullisesti esim. puhelimella tai kirjallisena, jolloin pyyntö lähetetään osoitteeseen:
Iitin kunta, kirjaamo
Rautatienkatu 20 (PL 32)
47400 Kausala (47401 Kausala)