Asiakirja julkisuuskuvaus

Iitin kunnan asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat tiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille tulleista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Iitin kunnan Dynasty-asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Iitin kunnan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö yksilöidään mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti sähköisesti, kirjallisesti tai suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti kunnan viralliseen sähköpostiosoitteeseen kirjaamo.iitinkunta@iitti.fi tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Iitin kunnan arkistot koostuvat määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista sekä hallintokuntien lähiarkistoista.

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on arkistoitu päätearkistoon ja määräajan säilytettävät asiakirjat lähiarkistoihin

Iitin kunnan päätearkistot:

– I arkisto 1870 – 1949 kunnanhallitus ja lautakunnat

– II arkisto 1949 – 1996 kunnanhallitus ja -valtuusto

– III arkisto 1949 – 1996 lautakunnat

– IV arkisto 1997 – 2006 kunnanhallitus ja lautakunnat

– V arkisto 2007 – 2012 kunnanhallitus ja lautakunnat

– VI arkisto 2013 -> kunnanhallitus ja lautakunnat

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asioiden käsittely

Tietoaineisto: Hallintoasioiden ja päätöksenteon tietoaineistokokonaisuus sisältää lakisääteisten hallinnon tukipalveluiden (asiakirjahallinto, arkistotoimi, vaalien järjestäminen, päätöksenteko) synnyttämät asiakirjalliset tiedot. Lisäksi tietoaineistokokonaisuuteen sisältyvät kuntamarkkinoinnin, viestinnän ja edunvalvonnan toteuttamisen asiakirjat.

Tietoryhmät: Viranomaiset, luottamushenkilöt, asiakkaat, yritykset ja yhteisöt: Nimi, osoite, sähköpostiosoite

– Dokumenttien hallinta: Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot.

– Kokoushallinta: Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet ja niiden jakelut, esityslistojen ja pöytäkirjojen www ‐julkaisu.

– Viranhaltijapäätökset: Viranhaltijapäätökset ja niiden jakelut, www ‐julkaisu

– Yhteystietorekisteri: Organisaatioiden ja luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo‐, lähettämis‐, saapumis‐, toimenpide‐, päätös‐ ja tiedoksiantopäivämääristä, lähettäjien ja vastaanottajien yhteystiedoista, määräajoista, asialuokituksista ja käsittelijöistä.

Ylläpitojärjestelmät: Dynasty -asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Taloushallintoon liittyvä asioiden käsittely

Tietoaineisto: Talousasioiden tietoaineistokokonaisuus käsittää lakisääteisten kinnan ja kuntakonsernin talouden ohjauksesta ja seurannasta sekä rahoitukseen ja riskienhallintaan liittyvistä tehtävistä syntyvät asiakirjat.

Tietoryhmät: Laskutusasiakkaat, laskuttajat: Nimi, osoite, henkilötunnus, asiakasnumero, y-tunnus, verkkolaskuosoite, laskun tiedot, pankkitiedot ja mahdollinen sopimusnumero

Ylläpitojärjestelmät: Visma IntimePlus, Ceepos-kassapankki, Avalo Cloud maksuliikenne, Approval-laskujen käsittely, Datwin asuntolainojen käsittely ja Kasperi käyttöomaisuuskirjanpito

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteen aikainen asioiden käsittely

Tietoaineisto: Henkilöstöasioiden tietoaineistokokonaisuus sisältää kinnan henkilöstöhallintoon, rekrytointien ja palkanmaksun ohjaukseen, henkilöstön osaamisen kehittämiseen, työhyvinvointiin ja työsuojeluun liittyvät tiedot. Henkilöstöasioiden tietoaineistokokonaisuudessa käsitellään myös kunnan omaan organisaatioon sijoittuvien palkkatukityöllistettyjen, velvoitetyöllistettyjen sekä yhdistysten ja yritysten kuntalisän koordinoinnin asiakirjatietoja.

Tietoryhmät: Palvelussuhteessa kuntaan olevat henkilöt (myös päättyneiden palvelusuhteiden osalta lakisääteisin velvoittein), ja luottamushenkilöt: Henkilötunnus ja nimi, yhteystiedot: puhelinnumero, osoitteet (ml. postiosoite).

Erilaisia henkilötietoryhmiä koskevat tiedot: loma- ja poissaolotiedot, koulutukset, ammattiyhdistystiedot, pankkiyhteystiedot, henkilöstöpäätökset ja palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot.

Ylläpitojärjestelmät: Populus henkilötietojärjestelmä, Hedsam henkilöstön kulunvalvonnan järjestelmä, Kuntarekry.fi työnhakijarekisteri,

Perusopetus ja lukiokoulutus

Käyttötarkoitus: Perusopetukseen ja lukiokoulutukseen liittyvä asioiden käsittely

Tietoaineistot: Opetustoimen tietoaineistokokonaisuus sisältää perusopetuksen ja lukiokoulutuksen  toiminnasta syntyvät asiakirjalliset tiedot.

Tietoryhmät (opetus): Oppilaat ja huoltajat: Oppilaan koko nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, asuinkunta, opiskelijalaji, luokka-aste, ryhmä/luokka, äidinkieli, kotikieli, opetuskieli, kotimaa, kansalaisuus, oppijanumero, uskontokuntalaji, opetussuunnitelma, opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI), kotipaikan os., koulupiiri, puhelin, sähköpostiosoite, opiskelun aloitusvuosi/pvm, opiskeluoikeuden tyyppi (KOSKI), oppimääräkoodi/koulutaso, viimeisin KOSKI-data, koulunkäynnin tukivaiheet, huoltajien nimet, osoitteet ja puhelinnumerot, koulumatkatiedot, Wilman käyttöön liittyvät tiedot, viraston/koulun päätökset (jos niitä on), hakemukset/päätökset (jos niitä on).

Ylläpitojärjestelmät: Visma InSchool Primus

Varhaiskasvatus

Käyttötarkoitus: Varhaiskasvatukseen liittyvä asioiden käsittely

Tietoaineisto: Varhaiskasvatuksen tietoaineistokokonaisuus käsittää varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestämisestä syntyvät asiakirjalliset tiedot.

Tietoryhmät: Lapset, lapsen vanhempi/huoltaja, varhaiskasvatuksen henkilöstö: Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot, asiakkaan henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, perhekokoonpano, palvelun tarve, hakemustiedot, palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto, hoitopaikkatiedot, hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot, asiakasmaksuihin liittyvät tiedot, toimintayksikkötiedot.

Ylläpitojärjestelmät: Effica varhaisakasvatus, Varda varhaiskasvatuksen tietovaranto, tulorekisteri (tulot ja etuudet).

Hyvinvointi ja terveyden edistämiseen

Käyttötarkoitus: Hyvinvointiin ja terveyden edistämiseen liittyvä asioiden käsittely.

Tietoaineistot: Hyvinvoinnin, terveyden ja toimintakyvyn tukemisen sekä sairauksien ja syrjäytymisen ehkäisyn tehtävistä syntyvät asiakirjalliset tiedot.

Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät: Dynasty -asianhallintajärjestelmä

Kulttuuri, kirjastotoiminta ja museopalvelut

Käyttötarkoitus: Kulttuurin, kirjastotoiminnan ja museopalveluiden hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

Tietoaineistot: Lakisääteisten kulttuurin, kirjastotoiminnan ja museopalveluiden tehtävien hoidosta syntyvät asiakirjat

Tietoryhmät: Palveluiden käyttäjät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät: Dynasty -asianhallintajärjestelmä, Kyyti – Kymenlaakson yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmä

Liikuntapalvelut

Käyttötarkoitus: Liikuntapalveluiden hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

Tietoaineistot: Liikuntapalveluiden tietoaineistokokonaisuus sisältää julkisten lakisääteisten sekä muiden liikuntapalveluiden järjestämisestä syntyvät asiakirjat..

Tietoryhmät: Palveluiden käyttäjät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät: WebKulkuri liikuntapaikkojen kulkuoikeuksien valvonta ja asiakashallinta järjestelmä, HelleWi ilmoittautumisjärjestelmä (vapaa-aikapalveluiden liikuntaryhmät)

Nuorisotyö

Käyttötarkoitus: Nuoristotyön hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

Tietoaineistot: Nuorisotyön tietoaineistokokonaisuus sisältää nuorisotyön ja nuoristoimen järjestämisestä syntyvät asiakirjat.

Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät:

Kansalaisopisto

Käyttötarkoitus: Vapaan sivistystyön (kansalaisopisto) hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

Tietoaineistot: Kansalaisopiston toiminnan järjestämisestä syntyvät asiakirjat..

Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät: HelleWi ilmoittautumisjärjestelmä (kansalaisopisto)

Kaavoitus ja maankäyttö

Käyttötarkoitus: Kaavoituksen ja maankäytön tehtävien hoitamiseen liittyvä asioiden käsittely

Tietoaineistot: Lakisääteisistä kaavoituksen ja maankäytön viranomaistehtävistä syntyvät asiakirjat. Asiakirjoja syntyy kaavoituksesta, kiinteistönmuodostuksesta, mittaustoimesta ja maanhankinnasta sekä -luovutuksesta.

Tietoryhmät: Kiinteistö- ja maanomistajatiedot: Nimi, osoite, kiinteistötunnus ja
tarvittaessa henkilötunnus

Ylläpitojärjestelmät: Dynasty-asianhallintajärkestelmä

Rakennusvalvonta

Käyttötarkoitus: Rakennusvalvonnan tehtävien hoitamiseen liittyvä asioiden käsittely

Tietoaineistot: Lakisääteisistä rakentamisen ohjauksen ja lupapalveluiden tehtävistä syntyvät asiakirjat.

Tietoryhmät: Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat: Nimi, tarvittaessa henkilötunnus ja yhteystiedot

Ylläpitojärjestelmät: Lupapiste.fi, Dynasty-asianhallintajärjestelmä, KuntaNet 7, WebGis, Karttatiimi

Rakennusvalvonnan arkistopyynnöt

Käyttötarkoitus: Ympäristönsuojelun lainsäädännön mukaisten ja muiden ympäristönsuojeluviranomaisen toimivaltaan kuuluvien tehtävien hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

Tietoaineistot: Ympäristönsuojelun tietoaineistokokonaisuus sisältää lakisääteisten ympäristöviranomaistehtävien hoidosta syntyvät asiakirjat.

Tietoryhmät: Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat: Henkilön nimi, tarvittaessa syntymäaika tai henkilötunnus ja yhteystiedot

Ylläpitojärjestelmät: Asianhallinta Dynasty