Asiakirja julkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus kertoo millaisia tietoja kunnan toiminnassa syntyy ja miten niihin voi kohdistaa tietopyyntöjä.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Iitin kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista. Kuvausta ylläpidetään julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ja siitä on tarkoitus ilmetä tiedot kunnan hallinnoimista tietovarannoista, tietoaineistoista ja asiarekisteristä, sekä siitä miten asiakkaat ja muut asianosaiset saavat näistä tietoa.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on avustaa kunnan asiakkaita ja muita asianosaisia tietopyyntöjen tekemisessä. Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpitämällä kunta toteuttaa hallinnon avoimuuden periaatetta.

Tarkemmat kuvaukset henkilötietoja sisältävistä rekisteristä tietosuojaselosteista.

 

  • Iitin kunnan asiarekisteri, tiedonhallinta sekä tietovarannot

    Iitin kunnan asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat tiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille tulleista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Iitin kunnan Dynasty-asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

    Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Iitin kunnan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

  • Tietopalvelu ja tietopyynnöt

    Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

    Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

    Tietopyyntö yksilöidään mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti sähköisesti, kirjallisesti tai suullisesti.

    Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

    Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti kunnan viralliseen sähköpostiosoitteeseen kirjaamo.iitinkunta@iitti.fi tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

  • Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

    Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

    Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

  • Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

    Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Iitin kunnan tietovarannot ja niiden alaiset tietoaineistokokonaisuudet

  • Fyysiset tietovarannot (arkistot)

    Iitin kunnan arkistot koostuvat määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista sekä hallintokuntien lähiarkistoista.

    Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on arkistoitu päätearkistoon ja määräajan säilytettävät asiakirjat lähiarkistoihin

    Iitin kunnan päätearkistot:

    – I arkisto 1870 – 1949 kunnanhallitus ja lautakunnat

    – II arkisto 1949 – 1996 kunnanhallitus ja -valtuusto

    – III arkisto 1949 – 1996 lautakunnat

    – IV arkisto 1997 – 2006 kunnanhallitus ja lautakunnat

    – V arkisto 2007 – 2012 kunnanhallitus ja lautakunnat

    – VI arkisto 2013 -> kunnanhallitus ja lautakunnat

  • Yleishallinnon tietovaranto

    Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asioiden käsittely

    Tietoaineisto: Hallintoasioiden ja päätöksenteon tietoaineistokokonaisuus sisältää lakisääteisten hallinnon tukipalveluiden (asiakirjahallinto, arkistotoimi, vaalien järjestäminen, päätöksenteko) synnyttämät asiakirjalliset tiedot. Lisäksi tietoaineistokokonaisuuteen sisältyvät kuntamarkkinoinnin, viestinnän ja edunvalvonnan toteuttamisen asiakirjat.

    Tietoryhmät: Viranomaiset, luottamushenkilöt, asiakkaat, yritykset ja yhteisöt: Nimi, osoite, sähköpostiosoite

    – Dokumenttien hallinta: Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot.

    – Kokoushallinta: Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet ja niiden jakelut, esityslistojen ja pöytäkirjojen www ‐julkaisu.

    – Viranhaltijapäätökset: Viranhaltijapäätökset ja niiden jakelut, www ‐julkaisu

    – Yhteystietorekisteri: Organisaatioiden ja luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

    Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo‐, lähettämis‐, saapumis‐, toimenpide‐, päätös‐ ja tiedoksiantopäivämääristä, lähettäjien ja vastaanottajien yhteystiedoista, määräajoista, asialuokituksista ja käsittelijöistä.

    Ylläpitojärjestelmät: Dynasty -asianhallintajärjestelmä

  • Taloushallinnon tietovaranto

    Käyttötarkoitus: Taloushallintoon liittyvä asioiden käsittely

    Tietoaineisto: Talousasioiden tietoaineistokokonaisuus käsittää lakisääteisten kinnan ja kuntakonsernin talouden ohjauksesta ja seurannasta sekä rahoitukseen ja riskienhallintaan liittyvistä tehtävistä syntyvät asiakirjat.

    Tietoryhmät: Laskutusasiakkaat, laskuttajat: Nimi, osoite, henkilötunnus, asiakasnumero, y-tunnus, verkkolaskuosoite, laskun tiedot, pankkitiedot ja mahdollinen sopimusnumero

    Ylläpitojärjestelmät: Visma IntimePlus, Ceepos-kassapankki, Avalo Cloud maksuliikenne, Approval-laskujen käsittely, Datwin asuntolainojen käsittely ja Kasperi käyttöomaisuuskirjanpito

  • Henkilöstöhallinnon tietovaranto

    Käyttötarkoitus: Palvelussuhteen aikainen asioiden käsittely

    Tietoaineisto: Henkilöstöasioiden tietoaineistokokonaisuus sisältää kinnan henkilöstöhallintoon, rekrytointien ja palkanmaksun ohjaukseen, henkilöstön osaamisen kehittämiseen, työhyvinvointiin ja työsuojeluun liittyvät tiedot. Henkilöstöasioiden tietoaineistokokonaisuudessa käsitellään myös kunnan omaan organisaatioon sijoittuvien palkkatukityöllistettyjen, velvoitetyöllistettyjen sekä yhdistysten ja yritysten kuntalisän koordinoinnin asiakirjatietoja.

    Tietoryhmät: Palvelussuhteessa kuntaan olevat henkilöt (myös päättyneiden palvelusuhteiden osalta lakisääteisin velvoittein), ja luottamushenkilöt: Henkilötunnus ja nimi, yhteystiedot: puhelinnumero, osoitteet (ml. postiosoite).

    Erilaisia henkilötietoryhmiä koskevat tiedot: loma- ja poissaolotiedot, koulutukset, ammattiyhdistystiedot, pankkiyhteystiedot, henkilöstöpäätökset ja palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot.

    Ylläpitojärjestelmät: Populus henkilötietojärjestelmä, Hedsam henkilöstön kulunvalvonnan järjestelmä, Kuntarekry.fi työnhakijarekisteri,

  • Kasvatus- ja opetuspalveluiden tietovaranto

    Perusopetus ja lukiokoulutus

    Käyttötarkoitus: Perusopetukseen ja lukiokoulutukseen liittyvä asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Opetustoimen tietoaineistokokonaisuus sisältää perusopetuksen ja lukiokoulutuksen  toiminnasta syntyvät asiakirjalliset tiedot.

    Tietoryhmät (opetus): Oppilaat ja huoltajat: Oppilaan koko nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, asuinkunta, opiskelijalaji, luokka-aste, ryhmä/luokka, äidinkieli, kotikieli, opetuskieli, kotimaa, kansalaisuus, oppijanumero, uskontokuntalaji, opetussuunnitelma, opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI), kotipaikan os., koulupiiri, puhelin, sähköpostiosoite, opiskelun aloitusvuosi/pvm, opiskeluoikeuden tyyppi (KOSKI), oppimääräkoodi/koulutaso, viimeisin KOSKI-data, koulunkäynnin tukivaiheet, huoltajien nimet, osoitteet ja puhelinnumerot, koulumatkatiedot, Wilman käyttöön liittyvät tiedot, viraston/koulun päätökset (jos niitä on), hakemukset/päätökset (jos niitä on).

    Ylläpitojärjestelmät: Visma InSchool Primus

     

    Varhaiskasvatus

    Käyttötarkoitus: Varhaiskasvatukseen liittyvä asioiden käsittely

    Tietoaineisto: Varhaiskasvatuksen tietoaineistokokonaisuus käsittää varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestämisestä syntyvät asiakirjalliset tiedot.

    Tietoryhmät: Lapset, lapsen vanhempi/huoltaja, varhaiskasvatuksen henkilöstö: Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot, asiakkaan henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, perhekokoonpano, palvelun tarve, hakemustiedot, palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto, hoitopaikkatiedot, hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot, asiakasmaksuihin liittyvät tiedot, toimintayksikkötiedot.

    Ylläpitojärjestelmät: Effica varhaisakasvatus, Varda varhaiskasvatuksen tietovaranto, tulorekisteri (tulot ja etuudet).

  • Hyvintointipalveluiden tietovaranto

    Hyvinvointi ja terveyden edistämiseen

    Käyttötarkoitus: Hyvinvointiin ja terveyden edistämiseen liittyvä asioiden käsittely.

    Tietoaineistot: Hyvinvoinnin, terveyden ja toimintakyvyn tukemisen sekä sairauksien ja syrjäytymisen ehkäisyn tehtävistä syntyvät asiakirjalliset tiedot.

    Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

    Ylläpitojärjestelmät: Dynasty -asianhallintajärjestelmä

     

    Kulttuuri, kirjastotoiminta ja museopalvelut

    Käyttötarkoitus: Kulttuurin, kirjastotoiminnan ja museopalveluiden hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Lakisääteisten kulttuurin, kirjastotoiminnan ja museopalveluiden tehtävien hoidosta syntyvät asiakirjat

    Tietoryhmät: Palveluiden käyttäjät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

    Ylläpitojärjestelmät: Dynasty -asianhallintajärjestelmä, Kyyti – Kymenlaakson yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmä

     

    Liikuntapalvelut

    Käyttötarkoitus: Liikuntapalveluiden hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Liikuntapalveluiden tietoaineistokokonaisuus sisältää julkisten lakisääteisten sekä muiden liikuntapalveluiden järjestämisestä syntyvät asiakirjat..

    Tietoryhmät: Palveluiden käyttäjät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

    Ylläpitojärjestelmät: WebKulkuri liikuntapaikkojen kulkuoikeuksien valvonta ja asiakashallinta järjestelmä, HelleWi ilmoittautumisjärjestelmä (vapaa-aikapalveluiden liikuntaryhmät)

     

    Nuorisotyö

    Käyttötarkoitus: Nuoristotyön hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Nuorisotyön tietoaineistokokonaisuus sisältää nuorisotyön ja nuoristoimen järjestämisestä syntyvät asiakirjat.

    Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

    Ylläpitojärjestelmät:

     

    Kansalaisopisto

    Käyttötarkoitus: Vapaan sivistystyön (kansalaisopisto) hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Kansalaisopiston toiminnan järjestämisestä syntyvät asiakirjat..

    Tietoryhmät: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

    Ylläpitojärjestelmät: HelleWi ilmoittautumisjärjestelmä (kansalaisopisto)

  • Maankäytön ja rakentamisen tietovaranto

    Kaavoitus ja maankäyttö

    Käyttötarkoitus: Kaavoituksen ja maankäytön tehtävien hoitamiseen liittyvä asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Lakisääteisistä kaavoituksen ja maankäytön viranomaistehtävistä syntyvät asiakirjat. Asiakirjoja syntyy kaavoituksesta, kiinteistönmuodostuksesta, mittaustoimesta ja maanhankinnasta sekä -luovutuksesta.

    Tietoryhmät: Kiinteistö- ja maanomistajatiedot: Nimi, osoite, kiinteistötunnus ja
    tarvittaessa henkilötunnus

    Ylläpitojärjestelmät: Dynasty-asianhallintajärkestelmä

     

    Rakennusvalvonta

    Käyttötarkoitus: Rakennusvalvonnan tehtävien hoitamiseen liittyvä asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Lakisääteisistä rakentamisen ohjauksen ja lupapalveluiden tehtävistä syntyvät asiakirjat.

    Tietoryhmät: Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat: Nimi, tarvittaessa henkilötunnus ja yhteystiedot

    Ylläpitojärjestelmät: Lupapiste.fi, Dynasty-asianhallintajärjestelmä, KuntaNet 7, WebGis, Karttatiimi

    Rakennusvalvonnan arkistopyynnöt

  • Ympäristönsuojelun tietovaranto

    Käyttötarkoitus: Ympäristönsuojelun lainsäädännön mukaisten ja muiden ympäristönsuojeluviranomaisen toimivaltaan kuuluvien tehtävien hoitamiseen liittyvien asioiden käsittely

    Tietoaineistot: Ympäristönsuojelun tietoaineistokokonaisuus sisältää lakisääteisten ympäristöviranomaistehtävien hoidosta syntyvät asiakirjat.

    Tietoryhmät: Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat: Henkilön nimi, tarvittaessa syntymäaika tai henkilötunnus ja yhteystiedot

    Ylläpitojärjestelmät: Asianhallinta Dynasty

Iitin kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt toimitetaan kirjallisesti, suullisesti tai ensisijaisesti sähköpostitse kunnan kirjaamoon.

Kirjaamo

Kirjaamo kirjaa hallinnolliseen päätöksentekoon johtavat asiat ja viralliset kirjeet diaariin ja lähettää ne valmisteltaviksi toimialoille.

Osoite Rautatienkatu 20, 47400 KAUSALA
Puhelin +3580206159600 (muu)
Asiointikielet Finnish
Aukioloajat Ma – Pe 09:00 – 15:00,

Tietopalvelu ja tietopyynnön oikopolkuja


Jaa sivu eteenpäin